EAS Rahvusvaheliste konverentside toetusmeede

2015.a. EASi poolt ellu kutsutud Rahvusvaheliste sündmuste ja konverentside toetuse (RSK) meetme eesmärgiks on suurendada Eesti tuntust rahvusvaheliste konverentside toimumise riigina.

  • Minimaalne toetus ühele konverentsile on 7500 ja maksimaalne 30 000 eurot
  • Taotlus peab olema esitatud vähemalt kolm kuud enne konverentsi toimumist, välja arvatud juhul, kui konverentsi korraldamine eeldab rahvusvahelise korraldusõiguse saamist. Viimasel juhul tuleb taotlus esitada vähemalt enne konverentsi toimumist.

Toetust saavad taotleda meetme eesmärke täitvad konverentsid:

  • mis korraldatakse Eestis;
  • mis vastab järgmisele definitsioonile: konverents on rahvusvahelise osavõtjaskonnaga teaduslik, erialane või huvialane kokkutulek ettekannete ja diskussioonidega või riikide, organisatsioonide või ametkondade esindajate kokkutulek valdkondlike teemade arutamiseks ning küsimuste lahendamiseks. Konverentsiks ei loeta koolitust, õppereisi, võistlust, messi, töökoosolekut, infopäeva või näitust;
  • mille toimumise aeg ei ole hilisem kui 30 kuud alates taotluse esitamisest;
  • mille programm kestab vähemalt kaks järjestikust päeva ning sisaldab konverentsi sisulist osa vähemalt kahel päeval, millele lisanduvad ava- või lõpuüritus, meelelahutusprogramm või ekskursioonid ning muud tegevused 
  • mille turundustegevuste läbiviimine aitab kaasa Eesti kui reisisihi tuntuse suurenemisele, sh turundustegevused on kavandatud vähemalt ühel välisturul ja konverentsi raames pakutakse informatsiooni Eesti turismivõimaluste kohta;
  • mille kavandamisse ja läbiviimisesse kaasatakse väliskülastajaid teenindavad väikese ja keskmise suurusega ettevõtjad;
  • mille turundustegevuste läbiviimine aitab kaasa Eesti kui reisisihi tuntuse suurenemisele, see tähendab, et turundustegevused on kavandatud vähemalt ühel välisturul ja konverentsi raames pakutakse informatsiooni Eesti turismivõimaluste kohta;
  • mille turundusmaterjalid lähtuvad rakendusüksuse poolt väljatöötatud ning veebilehel avaldatud Eesti turunduskontseptsioonist ning viitavad veebilehele visitestonia.com;
  • mis tagab erivajadustega inimeste juurdepääsu ruumidele ja transpordile;
  • mille välisriikidest saabuvate väliskülastajate arv Tallinnas on minimaalselt 50 või väljaspool Tallinna minimaalselt 25

Lisainfo toetuse tingimuste ja toetatavate tegevuste kohta on leitav EASi kodulehelt Rahvusvaheliste konverentside toetusmeede.

EAS pakub soovijatele personaalset eelnõustamist.

Tallinna konverentsitoetus

Alates 2023.a. toetab Tallinna linn Tallinnas toimuvaid rahvusvahelisi konverentse. Toetuse ülemmäär ühe konverentsi kohta on kuni 30 000 eurot. Toetuse saamise üheks eelduseks on oma- ja kaasfinantseeringu kohustus 40% abikõlblikest kuludest. Toetust antakse kuni 60% ulatuses taotleja tegelikult tehtud abikõlblikest kuludest. Toetust saab taotleda konverents:

  • mis toimub Tallinnas 12 kuu jooksul taotluse esitamisest;
  • mis toimub ajavahemikus 1. septembrist kuni 31. maini;
  • mille programm kestab vähemalt kaks järjestikust päeva;
  • kus osaleb välisdelegaate vähemalt kahest välisriigist;
  • kus osalevate välisdelegaatide arv on vähemalt 50;
  • mille korraldajaks on erialaühendus või äriühing.

Toetust saab taotleda ainult abikõlblike kulude katteks. Abikõlblikud kulud on järgmised konverentsi korraldamise kulud:

  1. konverentsiruumide üürikulu;
  2. konverentsi läbiviimiseks vajaliku tehnilise toe teenuse (esitlustehnika, tõlketeenus, hääletus- ja küsitlussüsteemid jms) kulu, välja arvatud virtuaal- ja hübriidkonverentside tehniline teostus;
  3. Tallinna linna kui konverentsi toimumise sihtkohta reklaamivate turundusmaterjalide (trükised, videod, digitaalsed vahendid jms) kulu;
  4. sihtkohta ja kohalikku kultuuri tutvustavate tegevustega seotud kulu;
  5. konverentsi ühe vastuvõtuürituse kultuuri- ja meelelahutusprogrammi korraldamise kulu (kohalike esinejate tasud, ruumide üür, toitlustamine jms);
  6. konverentsi korraldamise teenuse kulu (sh eelarve koostamine, aruandlus jms);
  7. konverentsi korraldamisega seotud tööjõukulu kuni 20% toetatavatest abikõlblikest kuludest.

Lisainfot leiate:  Tallinna rahvusvahelise konverentsi toetus.

Tartu konverentsitoetus

Tartu linn toetab Tartus toimuvaid konverentse. Toetuse saamiseks peab konverents toimuma Tartu linnas, konverentsil osalejate ööbimiste koguarv peab Tartu linnas olema vähemalt 100 ning konverentsi programmi kestvus vähemalt kaks järjestikust päeva. Toetust taotletakse Tartu Linnavalitsuse taotluste esitamise ja menetlemise infosüsteemis. Taotleja saab olla era- või avalik-õiguslik juriidiline isik. Konverentsitoetuse taotlus konverentsile, mis toimub perioodil 1. jaanuar kuni 30. juuni, esitatakse linnavalitsusele hiljemalt eelmise kalendriaasta 1. oktoobriks, ja konverentsile, mis toimub perioodil 1. juuli kuni 31. detsember, hiljemalt 1. aprilliks. Lisainfo leiate siit:  Tartu linna konverentsitoetus

Tasuta ühistransport konverentsideks Tallinnas

Tallinn võimaldab erinevate rahvusvaheliste ürituste (konverentsid, kultuuri- ja spordiüritused) delegaatidele tasuta ühistransporti.  Selleks on loodud uus piletitoode: konverentsi  QR-pilet, millest luuakse iga ürituse jaoks 2 varianti: väljaprintimiseks ja nutiseadme ekraanil kuvamiseks. Pileti saab registreerunud osalejatele saata juba varakult e-postiga ja nad saavad neid kasutada kohe Tallinna saabudes. QR-koodi saab trükkida ka osalejate kaelakaartidele. Lisainfo tingimuste ning taotlemise kohta leiate siit: Tasuta ühistransport rahvusvahelisteks üritusteks

Tallinn pakub Tallinnas toimuvatel rahvusvahelistel üritustel osalejatele ja nende kaaslastele võimalust soetada Tallinn Card 10% soodushinnaga. Et pakkuda avastamisrõõmu väljaspool konverentsi- või üritusruumi, täiendab Tallinn Card tööreisi väikese lisapuhkusega kas enne või pärast üritust. Kaart aitab mugavalt ja sisukalt täita ka üritusel osaleja kaaslase või pere päevi Tallinnas.

Eesti Konverentsibüroo abi

Meie tiim aitab vajadusel koostada konverentsi taotlemiseks pakkumisdokumente (nö bid dokumendid), sihtkohta tutvustavat presentatsiooni, korraldada rahvusvahelise organisatsiooni tutvumisreisi Eestisse (nö site inspection visit), leida sobivaid toimumiskohti ja koostööpartnereid.