Rahvusvaheliste konverentside korraldusõiguse taotlemise (bidding) programm

Konverentside korraldusõiguse taotlemise programm  on suunatud isikutele ja organisatsioonidele, kes soovivad kutsuda oma valdkonna rahvusvahelise konverentsi Eestisse. Programmi tegevused on abiks  rahvusvahelise konverentsi korraldusõiguse taotlemisel (ingl. k. bidding) Eestisse ja selleks vajalike korralduspakkumiste tegemisel. Programmi tegevuste eesmärk on Eestis toimuvate rahvusvaheliste konverentside arvu suurendamine. Konverentside korraldusõiguse taotlemise programmi rahastab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ning viivad ellu EAS & Kredex Ühendasutuse Turismiosakond ning MTÜ Eesti Konverentsibüroo.

Kes saavad  konverentside korraldusõiguse taotlemise (bidding) programmis osaleda?

• Isikud ja organisatsioonid, kes soovivad kutsuda oma valdkonna rahvusvahelise konverentsi Eestisse
• Programmis ei saa osaleda kohaliku omavalitsuse ametiasutus ega selle hallatav asutus, valitsusasutus ega valitsusasutuse hallatav asutus.

Milliste konverentside Eestisse kutsumiseks konverentside korraldusõiguse taotlemise (bidding) programm sobib?

Konverents peab vastama järgmistele kriteeriumitele:

• Rahvusvaheline konverents, mille programm kestab vähemalt kaks järjestikust päeva
• Eestis koha peal osalejate arv on vähemalt 120 välisdelegaati
• Konverentsi osalejad on vähemalt 3 välisriigist
• Konverentsi toimumine ei ole veel enne toetuse taotlemist Eestisse kinnitatud
• Konverentsi toimumise aeg ei ole hilisem kui 31. detsember 2029

*Konverents on rahvusvahelise osavõtjaskonnaga teaduslik või erialane üritus ettekannete ja diskussioonidega valdkondlike teemade arutamiseks ning küsimuste lahendamiseks. Konverentsiks ei loeta koolitust, õppereisi, võistlust, messi, töökoosolekut, infopäeva või näitust.

Eesti Konverentsibüroo poolt programmi raames läbiviidavad tegevused

• Korraldusõiguse taotlemiseks vajalike materjalide koostamine
  • pakkumisdokumentide koostamine, sisu ja kujundus; kirjalik- ja/või digimaterjal; tõlked
  • Eestis toimuva konverentsi ja Eestit tutvustavate videomaterjalide ja esitluste tootmine

• Eesti-poolse korraldusõiguse taotleja ühele esindajale võimaldatakse osalemine rahvusvahelisel konverentsil, et korraldusõiguse taotlus esitada ja/või seda kaitsta. EKB poolt kaetakse
  • konverentsi osalustasu
  • lennupiletid (economy class)
  • majutuskulu

• Kohavaatluse (inglise k. site inspection) võõrustamine Eestis taotletava konverentsi rahvusvahelise korralduskomitee kuni kolmele esindajale. EKB poolt kaetakse:
  • lennupiletid;
  • majutus,
  • kohavaatluse programm;
  • toitlustus

MTÜ Eesti Konverentsibüroo katab  tegevustega seotud teenuste kulud otse teenusepakkujatele. Korraldusõiguse taotlust esitavale organisatsioonile/isikule rahalist abi ei anta.

Rahvusvaheliste konverentside korraldusõiguse taotlemise programmi kandideerimine

Korraldusõiguse programmi kandideerimiseks tuleb täita Eesti Konverentsibüroo kodulehel Korraldusõiguse taotlemise ankeet

Kõik laekunud avaldused vaadatakse EKB poolt jooksvalt läbi ning vastatakse avalduse esitajale hiljemalt 14 päeva jooksul. Positiivse otsuse korral viiakse konverentsi korraldusõiguse saamiseks vajalikud tegevused läbi koostöös EKBga.

Lisainfo ja nõustamine:

Külli Teimann, Turunduse projektijuht

Tel 50 62 229, kylli.teimann@ecb.ee