Isikuandmete töötlemine ja küpsiste kasutamine
Eesti Konverentsibüroo (EKB) peab oluliseks teie privaatsuse kaitsmist ning isikuandmete vastutustundlikku ja läbipaistvat töötlemist. Käesolevad privaatsustingimused selgitavad, kuidas kogume, kasutame, säilitame ja kaitseme isikuandmeid, kui külastate meie veebilehte, saadate konverentsi- või sündmuskorraldusega seotud päringu, tellite uudiskirja, registreerute üritusele või kasutate meie teenuseid. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest (GDPR) ning Eestis kehtivatest andmekaitsealastest õigusaktidest.
1. Kes me oleme?
Eesti Konverentsibüroo (Estonian Convention Bureau, EKB) on mittetulundusühing, mille eesmärk on tutvustada Eestit rahvusvaheliste konverentside ja ärisündmuste sihtkohana. Käesolevates privaatsustingimustes kirjeldatud isikuandmete töötlemisel on Eesti Konverentsibüroo üldjuhul vastutav töötleja, kui ei ole märgitud teisiti.
Kontaktandmed:
Eesti Konverentsibüroo
Viru 19, 10148 Tallinn
E-post: info@ecb.ee
Veebileht: www.ecb.ee
Kõigi isikuandmete töötlemist ja privaatsustingimusi puudutavate küsimustega saate meie poole pöörduda e-posti aadressil info@ecb.ee.
2. Milliseid isikuandmeid me kogume?
Kogume isikuandmeid eelkõige siis, kui edastate meile teavet vabatahtlikult meie veebilehe kaudu, suhtlete meiega või kasutate meie teenuseid. Sõltuvalt suhtluse või teenuse iseloomust võime koguda järgmisi andmeid:
- Ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress ja telefoninumber
- Ettevõtte või organisatsiooni nimi, ametikoht ja asukohariik
- Konverentsi-, hotelli- ja sündmuspaigapäringutes esitatud andmed
- Ürituse andmed, sealhulgas kuupäevad, osalejate arv, ruumivajadus ja majutussoovid
- Uudiskirjaga liitumisel esitatud kontaktandmed
- EKB üritustele, õppereisidele ja tutvumiskülastustele registreerumisel esitatud andmed
- Meiega peetud kirjavahetuses sisalduv teave
- Veebilehe külastamisel võidakse automaatselt koguda ka teatud tehnilisi andmeid, näiteks IP-aadress, veebilehitseja tüüp, seadme andmed, külastatud lehed ja veebilehe kasutamise statistika.
3. Milleks me isikuandmeid kasutame?
Töötleme isikuandmeid järgmistel eesmärkidel:
- Päringutele vastamine ning Eestis konverentside, koosolekute ja muude sündmuste korraldamisega seotud teabe jagamine
- Konverentsi- ja sündmuskorraldajate nõustamine sobivate toimumiskohtade, hotellide, teenusepakkujate ja muude korralduslike küsimuste osas
- EKB üritustele, õppereisidele ja teistele tegevustele registreerumise korraldamine
- Uudiskirjade ja muu asjakohase teabe edastamine tellijatele
- Tööalaste kontaktide ja koostöösuhete hoidmine konverentsikorraldajate, erialaliitude ning teiste valdkonna partneritega
- Veebilehe, teenuste ja kasutajakogemuse parandamine
- Veebilehe külastusstatistika koostamine ja kasutajate käitumise analüüsimine
- Õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmine
Isikuandmete töötlemise õiguslik alus sõltub töötlemise eesmärgist ja asjaoludest.
Nõusolek: Kui olete andnud nõusoleku konkreetsel eesmärgil, näiteks uudiskirja saamiseks või mittevajalike küpsiste kasutamiseks.
Õigustatud huvi: Kui andmete töötlemine on vajalik EKB õigustatud tegevuseks, näiteks tööalastele päringutele vastamiseks, koostöösuhete hoidmiseks või Eesti kui konverentsisihtkoha tutvustamiseks, tingimusel et meie huvid ei kaalu üles teie õigusi ja vabadusi.
Lepingu täitmine või lepingueelsete meetmete võtmine: Kui andmete töötlemine on vajalik lepingu täitmiseks või teie taotlusel lepingu sõlmimisele eelnevate toimingute tegemiseks.
Seadusest tulenev kohustus: Kui isikuandmete töötlemine on vajalik õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks.
Kui töötlemise aluseks on nõusolek, võite selle igal ajal tagasi võtta. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud andmetöötluse õiguspärasust.
4. Konverentside, hotellide ja sündmuspaikade päringud
Eesti Konverentsibüroo pakub tasuta nõustamist rahvusvaheliste konverentside, koosolekute ja korporatiivsündmuste korraldajatele, kes otsivad Eestis sobivaid toimumiskohti, hotelle, koostööpartnereid või muid sündmuse korraldamiseks vajalikke teenuseid.
Kui saadate meie veebilehe kaudu päringu, sealhulgas konkreetse hotelli või sündmuspaiga lehelt, kogume päringule vastamiseks vajalikku teavet. See võib sisaldada teie kontaktandmeid, organisatsiooni nime, ürituse tüüpi, soovitud toimumiskohta, kuupäevi, osalejate arvu, ruumivajadust, majutussoove ja muud teie esitatud lisateavet.
Kasutame neid andmeid järgmistel eesmärkidel:
- Päringu läbivaatamine ja sellele vastamine
- Sobivate hotellide, konverentsi- ja sündmuspaikade ning teenuste soovitamine
- Sündmuse planeerimise ja korraldamisega seotud nõustamine
- Vajaduse korral suhtlemine päringuga seotud kohalike teenusepakkujatega
Päringu lahendamiseks võime edastada asjakohaseid andmeid hotellidele, sündmuspaikadele või teistele teenusepakkujatele, kelle teenused on teie päringuga seotud. Edastame üksnes päringu täitmiseks vajalikku teavet ning tagame, et andmete edastamiseks on olemas asjakohane õiguslik alus. Me ei müü isikuandmeid kolmandatele osapooltele.
5. Uudiskirjad ja turundusteated
Kui liitute meie uudiskirjaga, kasutame teie e-posti aadressi ja muid esitatud andmeid, et edastada teavet Eesti kui konverentsissihtkoha kohta. Uudiskiri võib sisaldada uudiseid konverentsipaikadest, hotellidest, sündmustest, valdkonna arengutest ning Eesti Konverentsibüroo tegevustest. Uudiskirjast saate igal ajal loobuda, kasutades uudiskirja lõpus olevat loobumislinki või kirjutades aadressil info@ecb.ee.
EKB võib saata tööalast teavet ka rahvusvahelise konverentsi- ja sündmuskorralduse valdkonna asjakohastele kontaktidele, kui see on kooskõlas kehtivate andmekaitse- ja elektroonilise side õigusaktidega. Teil on õigus esitada igal ajal vastuväide oma isikuandmete kasutamisele otseturunduse eesmärgil.
6. Üritustele ja tutvumiskülastustele registreerumine
Kui registreerute Eesti Konverentsibüroo korraldatavale üritusele, õppereisile, tutvumiskülastusele või muule tegevusele, võime koguda osalemise korraldamiseks vajalikke isikuandmeid. Sõltuvalt üritusest võivad need hõlmata teie nime, organisatsiooni, kontaktandmeid, tööalast teavet ja osalemisega seotud vajadusi. Ürituse korraldamiseks võime vajaduse korral edastada asjakohaseid andmeid koostööpartneritele ja teenusepakkujatele, näiteks hotellidele, sündmuspaikadele, transpordiettevõtetele või tegevuste korraldajatele. Kasutame neid andmeid ürituse korraldamiseks, osalejatega suhtlemiseks ja vajalikeks järeltegevusteks, kui puudub muu õiguslik alus täiendavaks töötlemiseks.
7. Küpsised ja veebilehe kasutamise analüüs
Meie veebileht kasutab küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid, et tagada veebilehe toimimine, parandada kasutajakogemust ning mõista, kuidas külastajad meie veebilehte kasutavad. Küpsised on väikesed tekstifailid, mis salvestatakse veebilehe külastamisel teie seadmesse. Osa küpsistest on vajalik veebilehe toimimiseks, teised võimaldavad pakkuda lisafunktsioone või koguda teavet veebilehe kasutamise kohta.
- Hädavajalikud küpsised Need küpsised on vajalikud veebilehe nõuetekohaseks toimimiseks ning toetavad näiteks veebilehel liikumist, turvalisust ja põhifunktsioonide kasutamist. Hädavajalike küpsiste kasutamiseks ei ole nõusolek vajalik, kui need on rangelt vajalikud kasutaja soovitud teenuse osutamiseks.
- Eelistuste küpsised Eelistuste küpsised võimaldavad veebilehel meelde jätta teie tehtud valikuid, näiteks keele-eelistust või muid seadeid, et pakkuda mugavamat kasutajakogemust.
- Statistikaküpsised Statistikaküpsised aitavad meil mõista, kuidas külastajad veebilehte kasutavad, milliseid lehti kõige sagedamini külastatakse ja kuidas veebilehel liigutakse. Kasutame veebilehe külastusstatistika analüüsimiseks Google Analyticsi teenust, mille abil saame parandada veebilehe sisu, toimivust ja kasutusmugavust. Sõltuvalt teenuse seadistusest võidakse töödelda teavet kasutatava seadme, veebilehitseja ja veebilehel tehtud toimingute kohta. Kui seadus nõuab nõusolekut, kasutatakse statistikaküpsiseid üksnes pärast teie nõusoleku saamist. Lisateavet Google’i andmetöötluse kohta leiate Google’i privaatsustingimustest.
- Sotsiaalmeedia ja kolmandate osapoolte küpsised Meie veebileht võib sisaldada linke, manustatud sisu või jagamisvõimalusi, mida pakuvad kolmandad osapooled, sealhulgas sotsiaalmeediaplatvormid. Need teenusepakkujad võivad töödelda andmeid vastavalt oma privaatsus- ja küpsiste kasutamise tingimustele.Kui kolmandate osapoolte küpsiste kasutamiseks on vajalik nõusolek, kasutatakse neid üksnes pärast vastava nõusoleku saamist.
8. Küpsiste eelistuste haldamine
Saate küpsiseid hallata ja kustutada oma veebilehitseja seadete kaudu. Enamik veebilehitsejaid võimaldab küpsiseid blokeerida, juba salvestatud küpsiseid kustutada või saada teavitusi uute küpsiste salvestamise kohta. Palume arvestada, et hädavajalike küpsiste keelamine võib mõjutada veebilehe mõnede funktsioonide toimimist. Kui meie veebilehel kasutatakse küpsiste nõusoleku haldamise lahendust, saate selle kaudu mittevajalike küpsiste kasutamisega nõustuda, neist keelduda või oma eelistusi muuta.Lisateavet küpsiste haldamise kohta leiate veebilehelt www.aboutcookies.org.
9. Isikuandmete edastamine ja kaitsmine
Eesti Konverentsibüroo käsitleb isikuandmeid konfidentsiaalselt ning rakendab asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta andmeid loata juurdepääsu, kaotsimineku, väärkasutuse, muutmise ja avalikustamise eest. Me ei müü ega rendi isikuandmeid kolmandatele osapooltele.
Käesolevates tingimustes kirjeldatud eesmärkide täitmiseks võime vajaduse korral edastada isikuandmeid järgmistele osapooltele:
- Hotellid, konverentsi- ja sündmuspaigad ning teised teenusepakkujad, kes on seotud teie päringu lahendamisega
- EKB ürituste ja tegevuste korraldamisel osalevad koostööpartnerid
- Veebimajutuse, e-posti, analüütika ja muude tehniliste teenuste pakkujad
- Riigiasutused ja muud pädevad ametiasutused, kui andmete edastamine on seadusega nõutud
Meie nimel isikuandmeid töötlevad teenusepakkujad peavad rakendama asjakohaseid andmekaitsemeetmeid. Kui isikuandmeid edastatakse väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda, tagame, et edastamiseks on olemas isikuandmete kaitse üldmäärusega nõutud õiguslik alus ja kaitsemeetmed.
10. Kui kaua me isikuandmeid säilitame?
Säilitame isikuandmeid üksnes nii kaua, kui see on vajalik nende kogumise eesmärgi täitmiseks, välja arvatud juhul, kui õigusaktid nõuavad pikemat säilitamist. Andmete säilitamise aeg sõltub andmete liigist ja töötlemise eesmärgist. Näiteks:
- Päringute andmeid säilitame nii kaua, kui see on vajalik päringule vastamiseks ja sellega seotud järeltegevusteks.
- Uudiskirja tellijate andmeid säilitame kuni tellimusest loobumiseni või seni, kuni andmeid enam ei vajata.
- Üritustele registreerumise andmeid säilitame ürituse korraldamiseks vajaliku aja ning õigusaktidest tulenevate kohustuste täitmiseks.
- Veebilehe analüütikaandmeid säilitame vastavalt kasutatavate analüütikateenuste seadistustele ja säilitustähtaegadele.
Kui isikuandmete säilitamine ei ole enam vajalik, kustutame või anonüümime need turvaliselt.
11. Teie õigused isikuandmete töötlemisel
Isikuandmete kaitse üldmääruse kohaselt on teil oma isikuandmetega seoses mitmed õigused. Sõltuvalt asjaoludest on teil õigus:
- Tutvuda oma andmetega: Saada teavet selle kohta, milliseid teie isikuandmeid töötleme.
- Nõuda andmete parandamist: Paluda parandada ebaõigeid või täiendada puudulikke isikuandmeid.
- Nõuda andmete kustutamist: Paluda oma isikuandmed kustutada, kui selleks on seadusest tulenev alus.
- Piirata andmete töötlemist: Taotleda teatud juhtudel oma isikuandmete töötlemise piiramist.
- Andmete ülekandmisele: Saada oma isikuandmed struktureeritud, üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus, kui see õigus on kohaldatav.
- Esitada vastuväiteid: Esitada vastuväide teatud liiki andmetöötlusele, sealhulgas õigustatud huvil põhinevale töötlemisele ja otseturundusele.
- Võtta nõusolek tagasi: Võtta igal ajal tagasi oma nõusolek, kui isikuandmete töötlemine põhineb nõusolekul.
Oma õiguste kasutamiseks palume võtta meiega ühendust aadressil info@ecb.ee. Vastame teie taotlusele isikuandmete kaitse üldmääruses sätestatud tähtaja jooksul, üldjuhul ühe kuu jooksul. Teil on ka õigus esitada kaebus Andmekaitse Inspektsioonile või muule pädevale järelevalveasutusele. Lisateave: www.aki.ee.
12. Lingid kolmandate osapoolte veebilehtedele
Meie veebileht võib sisaldada linke hotellide, konverentsi- ja sündmuspaikade, teenusepakkujate, erialaorganisatsioonide ning teiste koostööpartnerite veebilehtedele. Need veebilehed tegutsevad Eesti Konverentsibüroost sõltumatult ning neil võivad olla oma privaatsus- ja küpsiste kasutamise tingimused. Soovitame tutvuda iga külastatava välise veebilehe privaatsustingimustega. Eesti Konverentsibüroo ei vastuta kolmandate osapoolte veebilehtede sisu ega nende andmekaitsetavade eest.
13. Privaatsustingimuste muutmine
Eesti Konverentsibüroo võib käesolevaid privaatsustingimusi aeg-ajalt uuendada, et kajastada muudatusi meie teenustes, veebilehe toimimises, isikuandmete töötlemise põhimõtetes või kehtivates õigusaktides. Privaatsustingimuste ajakohane versioon on alati kättesaadav sellel veebilehel. Soovitame tingimustega aeg-ajalt uuesti tutvuda.
14. Kontakt
Kui teil on küsimusi meie privaatsustingimuste, küpsiste kasutamise või isikuandmete töötlemise kohta, võtke meiega ühendust.
Eesti Konverentsibüroo
Viru 19, 10148 Tallinn
E-post: info@ecb.ee
Veebileht: www.ecb.ee