Tagasi

Konverentsi planeerimise kontrollnimekiri

Peas  keerlemas oma erialaseltsi konverentsi korraldamise mõtted, aga ei tea täpselt, mida kõike üks konverents endas kätkeb?  Tihti öeldakse ju küll, et konverentsi korraldamine – see on imelihtne, kuid tegelikkuses on konverentsi õnnestumiseks vaja arvestada paljude erinevate detailidega.

Planeerimise hõlbustamiseks panime teile kirja põhipunktid, mida läbi mõelda konverentsi kavandamisel:

  • Konverentsi eesmärk, peamised teemad, sihtgrupp
    • miks seda konverentsi vaja on ja mida osalejad sellest saavad. Põhireegel on, et konverents peab olema ametialaselt kasulik või inimlikult huvitav.
  • Võimalikud toimumiskuupäevad
    • Vihje: kuupäevade valikul arvesta teiste sama sihtgruppi sihivate sündmuste toimumisega, samuti teiste samal ajal linnas toimuvate konverentsidega – need leiate EKB konverentsikalendrist.
  • Esialgne programm ja ajakava
    • Teemad
    • Esinejad, moderaatorid
    • Formaat
  • Plaanitav osalejate arv ja osalejate profiil (mehed/naised, vanuserühm, kultuurilised eripärad)
  • Toimumiskohtade kaardistamine – sobivate konverentsiruumide leidmisel on abiks on meie kodulehe konverentsiruumide otsimootor ning ka Tallinna  konverentsibüroo ja Tartu konverentsibüroo kodulehed, kus ruumide valik veelgi rikkalikum. Arvesta ka:
    • Kas lisaks plenaarsessioonile on vajalikud ka paralleelruumid töörühmadeks, sellest sõltub, millisesse konverentsikeskusesse teie konverents mahub
    • Millist konverentsiruumi paigutusstiili eelistaksid  – näpunäiteid leiab meie blogipostitusest “Konverentsiruumide paigutusstiilid”
    • Kas on vaja pinda toitlustuseks (kohvipausid, lõunasöök)
    • Kas on vaja pinda näituseks, postersessioonideks, korraldustiimi tagala
    • Konverentsiruumide valiku kohta tasub lugeda ka meie blogipostitust “Kuidas valida konverentsipaika”
  • Eelarve, osavõtutasud
    • kas osalejad maksavad ise ja mis osalustasus sisaldub
    • kas sponsorite otsimine on vajalik
    • kas eelarve peaks tulema nulli või konverents peaks teenima kasumit
  • Majutuse vajadus (tase, tubade arv) – peamiste hotellide kontaktid leiate meie kodulehelt
  • Toitlustus
    • kohvipausid
    • lõunad
    • vastuvõtud, eriüritused
    • erivajadused
  • Turundus ja reklaam
    • Sümboolika ja logo
    • Konverentsi eelteavitus (kutsed, registreerimistähtajad)
    • Koduleht ja sotsiaalmeedia
    • Konverentsitehnika ja tõlkevajadus (tõlkekabiinid, millised keeled millistel sessioonidel)
  • Konverentsimaterjalid
    • millised trükised (programm, ettekannete kogumik jne)
    • kas  lisaks trükistele ka veel mingit materjali konverentsidelegaatidele (pastakad, kaaned, kotid jne?)
    • kingitused esinejatele
    • nimesildid
  • Osalejate registreerimine ja ettekannete kogumine
  • Transport (kas on vajalikud transfeerid)
  • Korraldusmeeskonna koosseis ja vastutusvaldkonnad
  • Korraldusfirma kaasamine – korraldusfirmade teenustest saab lähemalt lugeda  meie blogipostitusest “Milliseid teenuseid pakuvad konverentse korraldavad firmad
  • Konverentsiaegne sekretariaat
  • Vabatahtlike kaasamine
  • Meediaplaan, kui pressi tähelepanu on oluline
  • Vaba-ajaprogramm
    • kas soovite  külalistele ka oma kodulinna / Eestit rohkem tutvustada, pakkudes linnaekskursioone ja pre- ja post-tuure. Vaba-ajaprogrammide ideid leiab ka meie ingliskeelselt kodulehelt
    • networking üritused
    • pidulikud õhtusöögid
    • kaaslaste programm vajadusel

Planeerimisel on hea panna end konverentsidelegaadi “kingadesse” ja mõelda läbi, milline peaks olema tema teekond konverentsile alates info saamisest kuni reaalse osalemise kogemuse ning konverentsijärgse kommunikatsioonini.  See aitab kõik pisiasjad kaardistada.  Ka meie poole võib alati pöörduda tasuta nõu küsimiseks ja koostööpartnerite leidmiseks, kui rahvusvahelise konverentsi korraldamise idee on. Võtke meiega julgelt ühendust, kontaktid leiate siit