Tagasi

Kuidas valida konverentsipaika

Tänasel päeval on Eestis konverentside korraldajatele toimumiskohtade osas mitmekülgne valik. Võib minna klassikalist teed ja otsustada konverentsihotelli kasuks, kus on konverentsi toimumise jaoks kõik vajalik olemas ja abiks kohalik konverentsimeeskond või võtta vastu väljakutse unikaalse toimumiskoha näol ja luua ise konverentsiks sobivad tingimused. Selleks, et leida oma konverentsile parim võimalik toimumiskoht ja et otsinguperiood jääks mõistliku aja raamidesse, tasub enne konkreetseid toimumiskohti uurima asudes mõelda läbi ürituse eesmärk ja panna paika nõuded ruumidele.

Asukoht

Iga konverentsi korraldaja ootab oma üritusest suurt osavõttu. Seega on oluline hinnata, et kuidas pääsevad delegaadid toimumiskohta. Kui hea on transpordiühendus, millised on parkimisvõimalused ja kas läheduses on vabaaja veetmiseks valikut. Kui ürituse kavas on eel- ja järeltegevusi või õhtusöök, siis nii aega kui eelarvet annab säästa jalutuskäigu kaugusel asuv külastuskoht või restoran.
Soovitus: kohalike delegaatide poolt hinnatakse kõrgelt kui parkimine on tasuta, samas välisdelegaadid väärtustavad lähedalasuvaid vabaaja veetmise võimalusi.

Ruumide vajadus

Osadel konverentsidel piisab ühest plenaarsaalist, kus toimub terve programm. Teiste ürituste puhul vajatakse mitmeid ruume erinevate otstarvete jaoks. Viimase puhul on kõige parem teha nimekiri nii konverentsiruumidest kui lisapindadest koos infoga, milleks ja millal ruumi kasutatakse, kui suur see olla võiks ja millise paigutusstiiliga. Muutes plenaarsaalis teatristiili klassiruumiks on vaja peaaegu topelt suuremat ruumi. Oluline on pöörata tähelepanu ka majasisesele logistikale, et delegaadid saaksid erinevate asukohtade vahel liikuda lihtsalt ja kiirelt.
Soovitus: päevavalgus konverentsisaalides on alati suureks plussiks.

Tehnika

Tehniliste lahenduste osas on enamus toimumiskohtadel pakkuda standardvarustus, mis sisaldab ekraani, dataprojektorit ja mikrofone. Kui ürituse nõuded on suuremad ja soovitakse kasutada lava, erivalgustust ja filmimist, siis tasub kaasata tehnik, kes aitab leida parima võimaliku tehnilise lahenduse ja on abiks ruumi sobivuse hindamisel. Peab meeles pidama, et nii lava kui sünkoontõlkekabiinid võivad võtta enda alla arvestatava osa ruumist, mis omakorda vähendab delegaatidele jäävat istumisala.
Soovitus: professionaalne tehnikafirma tagab konverentsi laitmatu ettevalmistuse ja läbiviimise.

Ootused lisapinnale

Kõige suuremat väljakutset pakub toimumiskoha valikul tihtilugu lisapidade olemasolu. Tavapärastele töögrupiruumidele lisaks on vaja välja panna posterid, mille kogus enamasti ruumiotsimise ajal veel teada ei ole, näitusepinnad, mis pakuksid osalevatele firmadele atraktiivset väljapaneku võimalust ja kõige lõpuks toitlustus, mis peaks soovituslikult mahtuma kogu eeltoodu keskele. Väljakutseid jätkub ja et iga meeter saaks arvele võetud, on mõistlik teha ruumidest ja fuajeedest joonised ning lisapinnad koos kasutusplaaniga sellele kanda. Avatud pilguga tasub terves toimumiskohas ringi vaadata. Töörühmaruumiks sobib edukalt hotelli sviit, posterite ala võib viia hoone siseparklasse ja toitlustusruumi annab juurde välitelk.
Soovitus: kui konverentsiruumid jäävad väikeseks on abiks loov lähenemine toimumiskohale.

Toitlustus

Konverentsi pausidel on kanda oluline roll delegaatide omavahelises suhtluses. Seega tuleks arvestada, et kohvipauside ajal oleks piisavalt liikumisruumi ja lõunasöögi puhul eelistatakse pigem istumise võimalust. Loomulikult oodatakse delegaatide poolt, et menüü pakuks valikut erinevale maitsele. Konverentsihotellides hoolitsetakse toitlustuse eest kohalikus köögis, aga unikaalsetesse toimumiskohtadesse tuleb enamasti toitlustaja ise sisse tellida.
Soovitus: konverentsist üldmulje loomisel on delegaadi jaoks olulisel kohal pakutud söök ja jook.

Majutus

Tavapäraselt pakutakse konverentsi delegaatidele korraldaja poolt välja mõned erinevas hinnaklassis majutuskohad, kus on kokku lepitud ürituse ajaks erihinnad, et igal delegaadil oleks võimalik vastavalt oma eelarvele sobiv ööbimiskoht valida. Majutusega ürituse puhul annab konverentsihotelli valik eelise, sest kõik jääb ühe katuse alla, nii konverents kui delegaatide majutus ja ürituse logistika korraldus on niisamuti lihtsam. Samas on delegaate, kes eelistavad teha oma hotelli valiku interneti kaudu või käib kogu reisikorraldus koos majutuse broneerimisega hoopiski reisibüroo abil.
Soovitus: delegaadid eelistavad ööbida toimumiskohas või vahetus läheduses.

Pane tähele: konverentsi planeerimise eel tasub alati toimumiskohaga tutvuma minna, isegi kui ruumid on juba varasemast teada, sest igal üritusel on omad unikaalsed nõuded ja vaatenurk kohapealsetele võimalustele võib seetõttu olla hoopis teistsugune kui eelmistel kordadel.

Eesti Konverentsibüroo koduleht pakub välja arvestatava valiku erinevaid konverentsikohti, olenemata sellest kas mõttes on unikaalne toimumiskoht või konverentsihotell. Niisamuti leiab loetelu korraldusfirmadest, kes saavad olla toeks ürituse põjalikule ettevalmistusele ja sujuvale läbiviimisele. Alati tasub pakkumist küsida ja kui täisteenust ei soovita tellida, võib kaaluda osade tegevuste osas professionaalide kaasamist.

Edukaid konverentse hästitöötavates konverentsipaikades!