12 TRENDI EDUKA KONVERENTSI KORRALDAMISEKS 2024. AASTAL
Kui Covid-i pandeemia ajal hakati arvama, et päris konverentsid on möödanik, virtuaalüritused on tulnud selleks, et jääda, siis praegu live– ürituste arv maailmas üha suureneb ja juba on jõutud tagasi 2019.a. rekordtasemeteni. Huvitava mõttena kõlab, et „Events are the new office!“ – kuna paljud töötajad töötavad kodukontoritest, siis üritused on saanud uueks väärtuslikuks kohaks, kus kokku tulla, suhteid luua, kontakte vahetada ja äri teha. Paljud firmad on hakanud üritustes nägema kuldaväärt turunduskanalit ning üritusturundusele suunatakse üha suurem osa eelarvest. Ka rahvusvaheliste erialaseltside konverentside arv maailmas kasvab, kuna korraldatakse üha rohkem kitsamatele valdkondadele keskendunud üritusi.
Meie turundusjuht Riine Tiigi kogus kokku peamised trendid, millest konverentsikorralduses maailmas räägitakse ja kuidas võimalikult palju osalejaid saada oma üritustele.
1. Paku eksklusiivset sisu, networking võimalusi ning mitmekesise ülesehitusega konverentsipäevi
Kui tahad oma konverentsile rohkelt osalejaid, eristu! Paku eksklusiivset sisu, midagi, mida osalejad nii lihtsalt internetist ei leia. Inspireeri põnevate vähemkuuldud esinejatega. Pööra konverentsi programmi üles ehitades eriliselt tähelepanu suhtlemis- ja suhete loomise võimalustele. Kui varem öeldi, et „Content is the King“, siis praegu on saanud hüüdlauseks „Let’s Connect People – Human connection is a key objective“. Väga paljud osalejad tulevad üritustele networkima. Seepärast loo teadlikult konverentsi programmis võimalusi suhtlemiseks: nt teatristiilis sessioonid asenda ümarlaudades istumisega, kohvipauside ajal hoolitse, et oleks laudu ja nurgakesi, kuhu osalejad saaksid koguneda, paku vabamat õhkkonda. Isegi toitlustust saab disainida suhtlemist silmas pidades, trendikas on nt „ühine toidujagamine“, kus isegi õhtusöögi lauda ei tooda mitte individuaalsed toiduportsjonid, vaid toit tuuakse vaagnatel jagamiseks. Istumisega õhtusöökide juurest liigutakse rohkem vastuvõtt-stiilis pidude poole, kus taaskord rohkem võimalusi erinevate inimestega suhtlemiseks.
Üha enam tähelepanu tuleb pöörata meelelahutuslikule aspektile. Osalejad ootavad interaktiivsust ja võimalust aktiivselt kaasa rääkida. Sisublokke planeerides arvesta, et tänapäeval ei viitsi enam keegi kuulata pikki ettekandeid. Et tähelepanu ei hajuks, peab sisu olema nii atraktiivne kui meelelahutuslik. Ettekanded on muutunud palju lühemaks kui varasemalt (20-30 min ettekandeks on tänapäeval täiesti normaalne), plenaarsessioonide asemel on moes paneeldiskussioonid, ekspertide intervjuud, kogemuslood, „camp-fire“ sessioonid, meelelahtuslikud vahepausid, kõrvalüritused, . Moes on ka osalejate enda poolt loodud ehk nö „user-generated“ sisu.
Aga muidugi „kellasid-ja vilesid“ kamaluga lisades ei tohi ära unustada kõige olulisemat, millest lähtuda – planeerimist alusta ikka sellest, mis on ürituse eesmärk, miks sa osalejad kokku kutsud!
2. Ära unusta osalejate heaolu (wellness) ja sportlikke tegevusi konverentsiprogrammi lisamast
Taimetoit, tervislikud smuutipausid, valgurikas toit, puuviljad kohvipausidel on tänapäevase konverentsil juba nö „kohustuslik element“. Kuna osalejad on tavaliselt tavapärasest aktiivsem seltskond, siis on maailmas üha populaarsemaks saanud ka veidi liigutamist konverentsiprogrammis, nagu nt hommikujooks, päikesetõusujooga või hommikune taliujumine. Teadlasedki rõhutavad ju, et mõõdukas füüsiline koormus suurendab ajupotentsiaali. Ka näiteks linnaekskursiooni võib teha hoopis jalgratastel ja networking ürituseks viia kogu seltskonna väikesele rabamatkale. Samas oodatakse konverentsikeskuses ka vaikusenurgakesi ja meditatsioonivõimalusi.
3. Hoolida tuleb nii keskkonnast kui kogukonnast
Rõõm on tõdeda, et keskkonnasõbralikud lahendused ja tähelepanu pööramine keskkonnamõjude vähendamisele on saamas ürituskorralduses normiks. Lihtsaim viis selleks on korralda üritus Green Key ökomärgisega tähistatud toimumiskohas, sest nemad juba ise hoolitsevad säästliku energiakasutuse, veeekasutuse, prügimajanduse ja toiduahela eest. Green Key märgisega toimumiskohad ja hotellid on ka meie kodulehe konverentsiruumide osas ekstra tähistatud. Eelistada tasub asukohti, mis on ühistranspordiga hõlpsasti ligipääsetavad ja osalejaid saab suunata tulema jala või jalgrattaga või sõidujagamisteenust kasutades. Taaskasuta kõike, mis võimalik. Väldi plastikut ja igasuguste ekstra materjalide tootmist. Dekoratsioonideks kasuta olemasolevaid materjale, potitaimi, ka valgustusega saab luua ägedat atmosfääri. Kui Sul siiski on vaja midagi toota, telli need kohalikelt väikeettevõtjatelt. Kingitusteks paku hoopis midagi kohalikku söödavat-joodavat, et järjekordne reklaamnänn hotellituppa vedelema ei jääks. Internetis on olemas kestlike ürituste korraldamise juhendmaterjalid nii Tallinna kui Tartu linna poolt, kasulike nippide saamiseks tasub kindlasti pilk peale visata. Ka mitmel toimumiskohal on olemas omad juhendmaterjalid, nt Kultuurikatlal ja Kruiisiterminalil.
Palju räägitakse maailmas konverentside puhul ka „Leaving legacy and giving back to the community“ kontseptsioonist: ehk kui vähegi võimalik, paku oma konverentsi puhul midagi ka vastu kogukonnale või lisa programmi mõni heategevusüritus. Näiteks kõigile avatud loenguid, meditsiinikonverentside puhul linnarahvale tervisekliinik, või osaleb hoopis kogu konverentsiseltskond mõnes heategevuslikus aktsioonis.
4. Loov lähenemine sponsorlusele
Möödas on ajad, kus sponsorlus tähendas pelgalt logo lisamist plakatile, näitusepinda või reklaambännerit või sponsori nimega kaunistatud kaelakaardipaela. Sponsorlussuhetest on saanud partnerlussuhted. Lähene sponsorlusvõimalustele loovalt, pakkudes nähtavust näiteks läbi mõne keynote esineja toetamise, ekstra sisu pakkumise või ägeda elamustegevuse, kõrvalürituse, „camp-fire“ sessiooni või heategevusliku ürituse toetamise.
5. Tervislik, aga ka kestlik ja meeldejääv toitlustus
Marmiidid hakkavad vaikselt unustusehõlma vajuma, kaasaegse ürituse toitlustus on liikumas rohkem ühekordsete portsjonite suunas, et toit oleks ka silmale ilus vaadata ja mis seal salata, näeks ka pärast sotsiaalmeedias kena välja. Tihti lisatakse efektseid lahendusi nagu nt „suupiste-sein“ või street food tüüpi toidu- või joogijaam. Efektsetena lähevad välisosalejatele kirja ka erilise atmosfääriga õhtuste ürituste toimumiskohad, nagu näiteks Kultuurikatel, Lennusadam, ERM, Tallinna Sadama Kruiisiterminal, Proto avastustehas, Kadrioru loss või isegi Tallinna Teletorn. Äärmiselt oluliseks on ka toitlustuses kestlikkus: paku kohalikku toitu, telli toitu täpselt osalejate arvu järgi ja aruta toitlustusfirmaga läbi lahendused, mida teha toidujääkidega. Buffet- tüüpi toitlustus asenda individuaalsete toiduportsjonitega. Kindlasti lisa menüüsse taimetoit, taimse ja loomse tooraine keskkonnajalajälje vahe võib olla 10-50 kordne.
6. Tulipunktis on DEI – Diversity, Equity, Inclusivity
Rahvusvaheliste konverentside puhul pööratakse aina rohkem tähelepanu kaasamisele ja võrdsusele – räägitakse sellest, et ka vähemkindlustatud noorteadlasel või imetaval emal peab olema võimalus osaleda, konverentside raames lüüakse lastehoiu võimalusi. Sama põhimõte kehtib ka esinejate valiku puhul: ka konverentsi esinejad ei tohi olla ainult nö „valged keskealised mehed“.
7. Välisosalejad ootavad ehedaid eesti elamusi
Rahvusvaheliste konverentside puhul on enamik osalejaid Eestis esmakordselt ja nad on tavaliselt meie armsast sihtkohast huvitatud. Lisa programmi kindlasti mõni vahva tegevus, mis meie kultuuri või loodust tutvustaks: linnatuur, kohalikuga toidutuur, jalgratta- või rabamatk. Kui koorilaulu kasutamisega avatseremoonial oleme juba kõik kokku puutunud, siis eelmise aasta konverentside puhul nägime konverentsiprogrammides isegi eesti keele õppetunde, puude istutamist, kurkide soolamise ja puude riita ladumise töötubasid, mis palju elevust tekitasid. Ideid põnevateks lisaprogrammideks saab ka meie kodulehe GROUP ACTIVITIES alamlehelt.
Lisaks on trendiks saamas, et tavapäraste rühmaekskursioonide asemel tahavad paljud osalejad sihtkohta uudistada omal käel kas enne või pärast konverentsi. Seepärast jaga neile juba enne konverentsi infot muuseumide, parimate vaateplatvormid ja põnevate elamustegevuste kohta. Turunduslike materjalidega on abiks linnade turismibürood, nt nii Visit Tallinn, Visit Tartu kui Visit Pärnu.
8. Ürituse jalajälje mõõtmine
Viimasel ajal soovivad mitmed kliendid mõõta ka ürituse süsinikujalajälge. Arvestusse lähevad siis nii elektri, vee ja gaasi tarbimine kui külaliste, meeskonna ja kaupade transport, kui ka toitude, jookide, dekoratsioonide, menüüde ja auhindade jalajäljed. Jalajälge aitavad kokku arvutada ürituskorraldusfirmad, samuti on olemas vastavaid pakkujaid internetis. Siiski võib öelda, et jalajälje mõõtmine on pigem levinud väga teadlike korporatiivide ürituste puhul, akadeemilised teadus- ja erialaseltside konverentsid sellele vähemalt praegu nii palju ei keskendu.
9. Registreerumised tulevad viimasel minutil
Pandeemia-järgselt on üks suurimatest muutustest ürituste valdkonnas, et üritusele registreerutakse palju hiljem kui varasemalt. Kui soovid rohkem varaseid registreerumisi, tekita ka ürituse eelturunduses FOMO efekt: räägi, kui ägedad esinejad on tulemas, kui vinge sisu ja networking on ootamas, kui võimas koht on ootamas ja kui vähe kohti üritusele on saadaval! Rahvusvaheliste konverentside puhul jaga kindlasti ka põnevat sihtkoha infot, tekitades potentsiaalsetes osalejates tunde, et see on ainulaadne võimalus selle sihtkoha külastamiseks. Kasuta sihtkoha turunduses linnade turismiosakondade materjale. Häid Eestit tutvustavaid fotosid ja videosid leiab Eesti Brändi kodulehelt.
10. Hübriidüritused jäävad tahaplaanile
Pandeemia-ajal arvati, et nüüd edaspidi hakkavad kõik konverentsid toimuma hübriidvormis, kus osaleda saab korraga nii kohapeal kui ka ekraani taga. Elu on näidanud aga, et hübriidüritused on jäämas üha rohkem tahaplaanile, kuna need ei anna nii head võimalust omavaheliseks suhtlemiseks. Hübriidüritust on ka väga kallis korraldada, isegi kui mahuka tehnilise produktsiooni asemel pakkuda ainult konverentsi ülekannet ja mitte toota ekstra hübriid-sisu. Pigem kasutatakse Teams-i võimalusi koosolekuteks ja aruteludeks, mitmepäevased üritused on kõik tagasi live-na.
11. Kasuta järelturundust
Kui oled eduka konverentsi korraldanud, siis loomulikult ära unusta konverentsi sisu hiljem kasutada turunduses! Sotsiaalmeedia annab selleks hiilgavad võimalused: jaga ettekannete lühikokkuvõtteid, parimaid palasid, tippesinejaid, ehedamaid hetki. Öeldakse isegi, et juba ühest ettekandest võid saada 100 erinevat sisuloome võimalust. Eriti oluline on see, kui soovid samale seltskonnale veel teiselgi aastal üritust korraldada.
12. AI kui ürituskorralduse abimees
Tehisintelligendi ürituse korraldamise abimehena võib ilmselt kirjutada juba täiesti eraldi blogipostituse. Tehisintelligent aitab ära teha kõikvõimalikud kirjatükid, kokkuvõtted, eelarved, turunduse jne-jne, ole ainult mees ja oska talt küsida! Aga kui endal ei ole ürituse korraldamiseks aega kulutada, siis tasub ikka ja alati kasutada professionaalsete ürituskorraldusfirmade abi.
Küsi nõu
Tekkis mõte ürituse korraldamiseks ja vajad abi ruumide, korralduspartnerite, ideede osas? Võta meie tiimiga julgelt ühendust, meie abi on alati tasuta!
Turundusjuht
Postitas: 26.01.2024
Kategooriad: Blogi | Konverentsikorraldus
