Tagasi

KUIDAS KORRALDADA KONVERENTSI TURVALISELT – NÄPUNÄITED JA NÕUANDED

Tänastes oludes konverentsi plaanides on mitmeid olulisi tegureid, millega tuleb arvestada, et tagada külalistele võimalikult turvaline keskkond ning hoiduda viiruste võimalikust levikust. Kogusime siia kokku tähtsaimad punktid, millele tähelepanu pöörata, et konverents ka praegu võimalikult turvaliselt korraldatud saaks.

1. Hajutamine – Vali ruumikas ja turvaline toimumiskoht

Valige konverentsi toimumiseks piisavalt suur ruum, et oleks võimalik osalejaid hajutada. Ürituste korraldamisel tuleb tagada piisava distantsi hoidmise võimalus nii osalejatele kui korraldajatele. Hetkel on Eestis lubatud siseruumides üritused kuni 750 osalejale. Hajutamise tagamiseks kehtib siseruumides kuni 50% täituvuse nõue ning koos  võib viibida ja liikuda kuni 10 isikut, hoides teistega vähemalt kahemeetrist vahemaad (nn 10+2 reegel). Siseruumides ei kohaldata kuni 50% täituvuse piirangut ja 10+2 nõuet avalikele koosolekutele, avalikele üritustele, sealhulgas konverentsidele, teatrietendustele, kontsertidele ja kinoseanssidele tingimusel, kui isikutele on selleks ettenähtud alal tagatud statsionaarne istekoht.

Osalejate hajutamise lihtsustamiseks kasutage tavapärasest suuremaid konverentsiruume ning erinevaid ruume konverentsisessioonideks ja toitlustuseks. Tagage käte desinfitseerimise ja kätepesuvõimalused.

Uurige ka ürituse toimumiskohast millised  täiendavad abinõud on kasutusele võetud külaliste turvalisuse tagamiseks. Mitmed meie liikmeshotellid on välja töötanud spetsiaalsed puhtuse ja turvalisuse programmid, nt Hilton Tallinn Park, Swissotel Tallinn, Radisson Blu Hotel OlümpiaL’Embitu hotell, Original Sokos Hotell Viru, Hestia Hotel Euroopa, Tallink Hotels.

Pärnu linna vastutustundliku tarbijamärgisega ” Ettevõte kinnitab – Siin on turvaline”  on liitunud mõlemad meie liikmeshotellid Pärnus Estonia  Resort Hotel  & Spa ja Strand SPA & Konverentsihotell.

Tartu linna vastutustundliku tarbijamärgisega “Ettevõte kinnitab- Siin on turvaline” on liitunud ka meie liikmeshotell V Spaahotell.

2.  Mõelge läbi klienditeekond

Soovitage kohale saabuda varakult, et vältida tunglemist ning hoida distantsi teiste osalejatega. Tagage käte desinfitseerimise ja kätepesuvõimalused. Määrake osalejaile kindlad istekohad, märkige istekoht juba osaleja kaelakaardile.

Pauside ja ürituse lõppedes soovitage osalejatel lahkuda hajutatult, võimalusel märkige maha liikumissuunad, vältides ristiliikumist. Soovitage liftide asemel kasutada treppe ning võimalusel tehke trepist liikumine ühesuunaliseks. Kasutage võimalusel sisse- ja väljapääsudeks erinevaid uksi. Kaardistage kohad, kuhu võivad tekkida inimeste “troppi” kogunemise alad (garderoob, WC, toitlustus, registreerumine) ning mõelge välja lahendused, kuidas neid vältida.

3. Informeerige osalejaid osalemistingimustest

Tutvustage osalemise reegleid juba ürituse kodulehel. Haigusnähtudega, COVID-19 positiivse inimesega kokku puutunud või äsja välismaalt saabunud inimestel paluge püsida kodus ja rõhutage, et sessioonid on vaadatavad ka veebi vahendusel või järelvaadatavad. Soovitage kohale saabuda aegsasti, hoida teistega distantsi, liikuda hajutatult. Teavitage osalemise muutmise ja tühistamise tingimustest. Kui teie üritusel tuleb kanda maski või kraaditakse inimesi uksel, siis andke ka sellest juba eelnevalt teada. Rõhutage, et riiklikud piirangud ürituste korraldamisel võivad muutuda, mistõttu võib  korraldaja teha viimasel hetkel muudatusi. Paluge ka päevajuhil / konverentsi moderaatoril reegleid kohe konverentsi alguses osalejaile meenutada.

4. Tea, kes Su üritusel osalevad

Koguge kõigilt osalejatelt telefoninumbrid, mugavaim on seda teha juba registreerudes. Sündmuse korraldajal peavad olema olemas kontaktandmed ka kogu korraldustiimi, toimumiskoha, tehnika, cateringi ja muu teenindava personali kohta. See on vajalik selleks, et teie või Terviseamet saaksite vajadusel osalejaid teavitada, kui peaks selguma, et keegi konverentsil osalejatest on osutunud viirusekandjaks, ja seeläbi minimeerida edasist ohtu külaliste tervisele.

5. Paku paindlike osalemistingimusi

Pakkuge võimalust muuta oma osalemise formaati riskivabalt, nt kohapeal osalemise asemel võimalust osaleda virtuaalselt,  osaleda mõnel teisel teie poolt korraldatud üritusel või hoopiski tühistada ilma lisakuludeta.

6. Kontaktivaba suhtlus osalejatega konverentsi ajal

Saabujate nimesid kontrollige kontaktivabalt. Kasutage konverentsi info jagamiseks rakendust ning viitasid konverentsi toimumiskohas. Ärge jagage kohapeal pabermaterjale, vaid laadige konverentsi materjalid üles veebi, saatke e-postiga või kasutage konverentsi äppi. Ka kaelakaardid saab saata osalejatele eelnevalt emailiga ja paluda ise välja printida.

7. Paluge osalejatel kanda maske

Alates 16.novembrist on Eestis kohustuslik maskide kandmine konverentsil. Soovitage mask kaasa võtta, pakkuge maski soetamise võimalust kohapeal või jagage kõigile osalejaile tasuta maskid. Kasutada võib ka korduvkasutatavaid maske, mida saab ka oma logo ja sümboolikaga personaliseerida. NB! Mõelge kindlasti läbi ka, kuidas maskijagamine korraldada kontaktivabalt ning kuhu kasutatud maskid pärast visata.

8. Soovitage kasutada mobiilirakendust HOIA 

Soovitage üritusel osalejail laadida alla mobiilirakendus HOIA, mis teavitab sellest, kui on oldud lähikontaktis nakatunuga ja annab esimesed suunised edasi tegutsemiseks.

9. Korraldage ürituse toitlustus kontaktivabalt

Kasutage toidu pakkumiseks kontaktivabu lahendusi – toidud serveeritud eraldi portsjonitena, lauas istumisega teenindus, vältige buffet-tüüpi toidujagamist. Lisage rohkem toidujagamispunkte, toitu paluge serveerida / kallata teenindajal. Hoolitsege, et ka toitlustusalal on võimalik toitu tarbida ja liikuda hajutatult, pikendage toidupausile mõeldud aega. Käte desinfitseerimisvahendid peavad olema saadaval ka toitlustusalal. Rõhutage toitlustusfirmale, et teenindajad peavad kandma isikukaitsevahendeid.

Loe lisaks: Kuidas korraldada ürituse toitlustus turvaliselt

10. Hoolitse korraldusmeeskonna turvalisuse eest

Varustage korraldusmeeskond kaitsevahenditega (nt maskid, visiirid,  kindad) ja nõustage, kuidas kontaktivabalt osalejatega suhelda. Leppige kokku riskide maandamise plaan (nt osad meeskonnast töötavad kodukontoritest) ja tegutsemisplaan, kui keegi haigestub.

11. Koostage riskianalüüs ja mõelge välja tagavaraplaan

Kaardistage võimalikud riskid, analüüsige ohutegurid ja mõelge läbi, kuidas neid riske maandada. Olge valmis ka korraldusmeeskonna haigestumiseks – jälgige, et korraldustiimis on rohkem kui üks inimene, kes asjadest teab.

Olge valmis riiklike piirangute kiireteks muutmisteks – kui live ürituste korraldamine ühel hetkel ootamatult keelatakse või vähendatakse lubatud osalejate arvu, valmistuge konverentsi pidama virtuaalselt või tühistama. Leppige koostööpartneritega kokku võimalikult paindlikud edasilükkamise- ja tühistamistingimused- mis kuupäevaks on viimane hetk öelda, et üritust ei toimu või et milline on summa mis tuleb ka siis maksta, kui üritust ei toimu.

12. Tutvu teiste korraldajate kogemustega

Nagu öeldakse – tark õpib teiste kogemustest. Vaadake näiteks meie hiljutisi blogipostitusi, kuidas Latitude59 sellel aastal hübriidüritusena korraldati või kuidas Covidi tingimustes 600 osalejale Õigusteadlaste päevi korraldati, mõlemas blogipostituses on häid näpunäiteid ja mõtlemisainest.

13. Kasuta kogenud konverentsikorraldusfirmat

Konverentsikorraldusfirmad pakuvad tänapäeval abi ka virtuaal ja – hübriidkonverentside ja – ürituste elluviimisel. Meie liikmesfirmadest on vastavad lahendused välja töötanud Reisiekspert, Orangetime, Publicon – tasub nendega julgelt ühendust võtta ja oma ürituse läbiviimist arutada!

Turvalisi konverentse!

Kui vajate rohkem nõuandeid konverentsi korraldamiseks praegu, võtke meie tiimiga julgesti ühendust!