Rahvusvaheliste konverentside korraldusõiguse taotlemise (bidding) programm

Rahvusvaheliste erialaseltside konverentside korraldus algab tihti konverentsiõiguse saamise eest võistlemises teiste riikide ja linnadega. Et aidata rohkem rahvusvahelisi konverentse Eestisse, on MKM, EAS ja Kredex Ühendasutuse Turismiosakond ning MTÜ Eesti Konverentsibüroo ühiselt välja töötanud uue „Konverentside korraldusõiguse taotlemise“ programmi. Programm on mõeldud isikutele ja organisatsioonidele, kes soovivad kutsuda oma valdkonna rahvusvahelise konverentsi Eestisse. Programmi tegevused on abiks  rahvusvahelise konverentsi korraldusõiguse taotlemisel (ingl. k. bidding), selleks vajaliku korralduspakkumise tegemisel ning rahvusvahelise korralduskomitee tutvumisreisi võõrustamisel. Loe programmi kohta rohkem siit

Miks korraldada rahvusvaheline konverents Eestis

Kutsudes Eestisse oma eriala rahvusvahelise konverentsi, saab tutvustada siinsete spetsialistide (teadus)tööd ja saavutusi kolleegidele üle maailma, samuti suurendada isiklikku erialast tuntust, arendada rahvusvaheliste kontaktide võrgustikku ning tõsta siinsete teadlaste ja organisatsioonide mainet valdkonna rahvusvaheliste kompetentsikeskustena. Kui konverents nö. koju kätte tuleb, saab konverentsil osaleda tavaliselt rohkem ka kohalikke spetsialiste ning see on hea võimalus motiveerida noori teadlasi.

Kust alustada korraldamisplaaniga

Rahvusvahelise erialakonverentsi korraldamise esimeseks sammuks on vastava ettepaneku tegemine oma valdkonna katusorganisatsioonile. Tihti on vajalik korraldusõiguse ametlik taotlemine. Inglise keeles nimetatakse sellist protsessi terminiga “bidding”.
Sõltuvalt konkreetse rahvusvahelise organisatsiooni praktikast võib olla tegemist ka võistlevate pakkumiste esitamisega, kus korraldamise õiguse eest võistlevad ehk “bidivad” mitu korraldusõiguse soovijat erinevatest riikidest/linnadest.

Järgmise sammuna peaks ennast kurssi viima planeeritava konverentsi vajaduste ning taotlemise protseduuriga:

• Milline on võimalik toimumisaeg, esimene nö vaba aasta kui konverents saaks Eestis toimuda?
• Millised on konverentsi programmi vajadused? Kas meil on vajalikud kompetentsid ja kontaktid sisuka programmi kokkupanekuks ning inimesed,  kes tahaksid programmi ettevalmistamisega töötada?
• Millised on konverentsi ruumide vajadused –Kui suuri ruume on vaja? Kas on vaja paralleelruume? Kas on vaja õhtuseid vastuvõtu- ja õhtsöökide kohti?
• Milline on kohaliku korraldaja roll ja vastutus nii korraldus- ja ettevalmistustöös kui ka finantsiliselt?

Taotlemise protseduur
Rahvusvahelistel konverentsidel on tihti olemas protseduurireeglid, mida konverentsi korraldusõiguse taotlemiseks tuleb teha, ehk nn. “Bidding guidelines”.  Enamasti sisaldavad juhised:

• Konverentsi soovituslik toimumisaeg ja nö. esimene vaba aaasta, milleks saab taotlust esitada.
• Konverentsi vajadused – ruumid, tehnika, toitlustus, vabaaja üritused jne.
• Nõuded ja ootused taotlejale / kohalikule korraldajale
• Rahvusvahelise organisatsiooni ning kohaliku korraldaja vaheline rollijaotus, taotleja (finants)vastutus
• Nõuded pakkumise e. bid’i sisule – struktuur, mille järgi pakkumine peaks olema üles ehitatud ja millist infot sisaldama
• Taotlemise protseduurireeglid – kellele, mis ajaks ja mis vormis taotlus esitada
• Pakkumise täiendava esitlemise ning tutvumiskülastuse korraldamise vajadus, reeglid lobby tegemiseks
• Info otsustamisprotsessi kohta – kes ja kuidas teeb pakkumiste hulgast valiku

Taotlust koostades peaks silmas pidama, et kõik  nõuetes välja toodud info saaks esitatud ning pakkumine oleks esitatud õigeks tähtajaks.

Eduka taotluse eelduseks on hea taustainfo ning lisaks juhistes toodule tasub küsida lisainfot, enamasti jagavad bidding protseduuri läbi viivad organisatsioonid infot üsna meelsasti.

Tavapäraselt peab konverentsi taotluspakkumine sisaldama:

• Valdkonna tutvustus Eestis, taotluse motivaatorid
• Eelinfo taotleja kohta (meeskond, partnerid ja toetajad võimalusel)
• Põhjendused, miks konverents peaks toimuma Eestis
• Sihtkoha tutvustus ja transpordiühendused (nn “Getting Here”)
• Konverentsi kontseptsioon ja sisuga seotud ettepanekud sh teema, programm, võtmeesinejad
• Pakutav toimumisaeg
• Konverentsiruumide kirjeldus
• Majutusvõimaluste kirjeldus
• Pidulike vastuvõttude, õhtusöökide, vaba- aja programmide ja ekskursioonide ideed (kui need sisalduvad konverentsi programmis)
• Esialgne eelarve, sihtkoha ja taotleja poolne finantstugi (võimalusel)

Oma võimalusi tasub hinnata realistlikult, samas olla loov, pakkuda põnevaid ja uusi lahendusi, mis konverentsile sobiksid ning aitaksid rahvusvahelise organisatsiooni eesmärkide saavutamisele kaasa. Väga oluline on konverentsi sisuline ja programmiline osa, aga alahinnata ei maksa ka sihtkoha ning toimumiskoha (sh. vaba aja ürituste kohtade atraktiivsust). Delegaadid on tihti palju reisinud inimesed ning Eesti uudsus ja värskus on toonud paljudele taotlustele edu.

Konverentsibüroode abi konverentsi taotlemisel
Eesti Konverentsibüroo, Tallinna ja Tartu Konverentsibürood ning konverentsikorraldusfirmad aitavad juba analüüsimise ja planeerimise etapis konverentsi organiseerimisega seotud detaile läbi mõelda ning ka korraldusõiguse taotlust kokku panna.

Konverentsibüroode tasuta abi taotlejatele hõlmab:

• Konverentsi vajaduste analüüs ja erapooletu nõustamine
• Ruumide, majutuse, vaba aja programmide ja ekskursioonide info ja ideed
• Abi sobivate teenusepakkujate leidmisel ja hinnapakkumiste küsimisel
• Abi taotlusdokumentide koostamisel
• Abi toetuskirjade hankimisel
• Abi tutvustava presentatsiooni koostamisel
• Eestit/Tallinnat/Tartut tutvustavad turundusmaterjalid
• Organisatsiooni võtmeisikute tutvumiskülastuste korraldamine

Kui konverentsi korraldamise mõte peas, võtke meiega julgelt ühendust!