Rahvusvaheliste konverentside korraldusõiguse taotlemise (bidding) programm

Rahvusvaheliste konverentside Eestisse toomine algab sageli teiste riikide ja linnadega võistlemisest konverentsi korraldusõiguse nimel. Selleks, et suurendada rahvusvaheliste konverentside arvu Eestis, käivitasime 2024.a.  koostöös Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ning Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutusega 2024. aastal “Konverentside korraldusõiguse taotlemise programmi”.

Programmi kaudu toetame isikuid ja organisatsioone, kes soovivad oma valdkonna rahvusvahelise konverentsi Eestisse tuua. Programm pakub kulude katmist  rahvusvahelise konverentsi korraldusõiguse taotlemisel (ingl. k. bidding).

Milliseid kulusid programmi raames kaetakse: 

• Korraldusõiguse taotlemiseks vajalike materjalide koostamine
  • pakkumisdokumentide (“bid”)  koostamine, sisu ja kujundus; kirjalik- ja/või digimaterjal; tõlked
  • Eestis toimuva konverentsi ja Eestit tutvustavate videomaterjalide ja esitluste tootmine

• Eesti-poolse korraldusõiguse taotleja ühele esindajale  osalemine rahvusvahelisel konverentsil, et korraldusõiguse taotlus esitada ja/või seda kaitsta. EKB poolt kaetakse
  • konverentsi osalustasu
  • lennupiletid (turistiklassis)
  • majutuskulu

• Taotletava konverentsi rahvusvahelise korralduskomitee (kuni kolmele esindajale) kohavaatluse (inglise k. site inspection) võõrustamine Eestis. EKB poolt kaetakse:
  • lennupiletid (turistiklassis);
  • majutus
  • kohavaatluse programm
  • toitlustus

* MTÜ Eesti Konverentsibüroo katab tegevustega seotud teenuste kulud otse teenusepakkujatele. Korraldusõiguse taotlust esitavale organisatsioonile/isikule rahalist abi ei anta.

Kuidas programmis osaleda:

• Täida korraldusõiguse taotlemise veebivorm
• Taotlusi saab esitada aastaringselt, aga soovitavalt mitte hiljem kui üks kuu enne taotlemiseks vajalike tegevuste toimumist.
• Vaatame kõik taotlused läbi ning vastame hiljemalt 14 päeva jooksul.
• Positiivse otsuse korral viiakse konverentsi korraldusõiguse saamiseks vajalikud tegevused läbi koostöös EKBga.

Nõuded  konverentsile:

Taotletav konverents peab vastama järgmistele tingimustele:

• tegemist on rahvusvahelise teadus- või erialakonverentsiga
• programm kestab vähemalt 2 järjestikust päeva
• osaleb vähemalt 120 välisdelegaati
• esindatud on vähemalt 3 välisriiki
• konverentsi toimumine Eestis ei ole veel kinnitatud

*Konverents on rahvusvahelise osavõtjaskonnaga teaduslik või erialane üritus ettekannete ja diskussioonidega valdkondlike teemade arutamiseks ning küsimuste lahendamiseks. Konverentsiks ei loeta koolitust, õppereisi, võistlust, messi, töökoosolekut, infopäeva või näitust.

2024-2025 bidding programmi toel Eestisse võidetud rahvusvahelised konverentsid:

• 6th Baltic Sea Conference on Literacy, Tallinn
• 10th European Young Family Doctors Movement Forum, Tallinn
• IEEE European Test Symposium 2025, Tallinn
• EARLI JURE Conference, Tartu
• International XR-Metaverse Conference, Tallinn
• IUFRO All-Division 5 Conference 2027, Tartu
• Annual Meeting of the Behavior Genetics Association, Tartu

Küsi lisainfot:

Kavandades rahvusvahelist sündmust Eestis,  oleme esimeseks kontaktiks ja nõuandjaks, kelle poole pöörduda.

Programmi koordinator: Külli Teimann, Turunduse projektijuht

Tel +372 50 62 229, kylli.teimann@ecb.ee