T\u00e4nastes oludes konverentsi plaanides on mitmeid olulisi tegureid, millega tuleb arvestada, et tagada k\u00fclalistele v\u00f5imalikult turvaline keskkond ning hoiduda viiruste v\u00f5imalikust levikust. Kogusime siia kokku t\u00e4htsaimad punktid, millele t\u00e4helepanu p\u00f6\u00f6rata, et konverents ka praegu v\u00f5imalikult turvaliselt korraldatud saaks.<\/p>\n
Valige konverentsi toimumiseks piisavalt suur ruum, et oleks v\u00f5imalik osalejaid hajutada. \u00dcrituste korraldamisel tuleb tagada piisava distantsi hoidmise v\u00f5imalus\u00a0<\/strong>nii osalejatele kui korraldajatele. Hetkel on Eestis lubatud siseruumides \u00fcritused kuni 750 osalejale. Hajutamise tagamiseks kehtib siseruumides kuni 50% t\u00e4ituvuse n\u00f5u<\/strong>e ning koos\u00a0 v\u00f5ib viibida ja liikuda kuni 10 isikut, hoides teistega v\u00e4hemalt kahemeetrist vahemaad (nn 10+2 reegel). <\/strong>Siseruumides ei kohaldata kuni 50% t\u00e4ituvuse piirangut ja 10+2 n\u00f5uet<\/strong> avalikele koosolekutele, avalikele \u00fcritustele, sealhulgas konverentsidele, teatrietendustele, kontsertidele ja kinoseanssidele tingimusel, kui isikutele on selleks etten\u00e4htud alal tagatud statsionaarne istekoht.<\/strong><\/p>\n Osalejate hajutamise lihtsustamiseks kasutage tavap\u00e4rasest suuremaid konverentsiruume<\/strong> ning erinevaid ruume konverentsisessioonideks ja toitlustuseks. Tagage k\u00e4te desinfitseerimise ja k\u00e4tepesuv\u00f5imalused.<\/p>\n Uurige ka \u00fcrituse toimumiskohast millised\u00a0 t\u00e4iendavad abin\u00f5ud<\/strong> on kasutusele v\u00f5etud k\u00fclaliste turvalisuse tagamiseks. Mitmed meie liikmeshotellid on v\u00e4lja t\u00f6\u00f6tanud spetsiaalsed puhtuse ja turvalisuse programmid<\/strong>, nt Hilton Tallinn Park<\/a><\/strong>, Swissotel Tallinn<\/a><\/strong>, Radisson Blu Hotel Ol\u00fcmpia<\/a><\/strong>,\u00a0 L’Embitu hotell<\/strong><\/a>, Original Sokos Hotell Viru<\/a><\/strong>, Hestia Hotel Euroopa<\/a>, Tallink Hotels<\/a>.<\/strong><\/p>\n P\u00e4rnu linna vastutustundliku tarbijam\u00e4rgisega ” Ettev\u00f5te kinnitab – Siin on turvaline”<\/a><\/strong>\u00a0 on liitunud m\u00f5lemad meie liikmeshotellid P\u00e4rnus Estonia\u00a0 Resort Hotel\u00a0 & Spa<\/strong><\/a> ja Strand SPA & Konverentsihotell<\/a><\/strong>.<\/p>\n Tartu linna vastutustundliku tarbijam\u00e4rgisega “Ettev\u00f5te kinnitab- Siin on turvaline”<\/a>\u00a0<\/strong>on liitunud ka meie liikmeshotell V Spaahotell<\/a>.<\/p>\n Soovitage kohale saabuda varakult,<\/strong> et v\u00e4ltida tunglemis<\/strong>t ning hoida distantsi teiste osalejatega. Tagage k\u00e4te desinfitseerimise ja k\u00e4tepesuv\u00f5imalused<\/strong>. M\u00e4\u00e4rake osalejaile kindlad istekohad, m\u00e4rkige istekoht juba osaleja kaelakaardile<\/strong>.<\/p>\n Pauside ja \u00fcrituse l\u00f5ppedes soovitage osalejatel lahkuda hajutatult<\/strong>, v\u00f5imalusel m\u00e4rkige maha liikumissuunad<\/strong>, v\u00e4ltides ristiliikumist. Soovitage liftide asemel kasutada treppe<\/strong> ning v\u00f5imalusel tehke trepist liikumine \u00fchesuunaliseks. Kasutage v\u00f5imalusel sisse- ja v\u00e4ljap\u00e4\u00e4sudeks erinevaid uksi. Kaardistage kohad, kuhu v\u00f5ivad tekkida inimeste “troppi” kogunemise alad (garderoob, WC, toitlustus, registreerumine) ning m\u00f5elge v\u00e4lja lahendused, kuidas neid v\u00e4ltida.<\/p>\n Tutvustage osalemise reegleid juba \u00fcrituse kodulehel. Haigusn\u00e4htudega, COVID-19 positiivse inimesega kokku puutunud v\u00f5i \u00e4sja v\u00e4lismaalt saabunud inimestel paluge p\u00fcsida kodus<\/strong> ja r\u00f5hutage, et sessioonid on vaadatavad ka veebi vahendusel v\u00f5i j\u00e4relvaadatavad. Soovitage kohale saabuda aegsasti<\/strong>, hoida teistega distantsi<\/strong>, liikuda hajutatult<\/strong>. Teavitage osalemise muutmise ja t\u00fchistamise tingimustest. Kui teie \u00fcritusel tuleb kanda maski<\/strong> v\u00f5i kraaditakse inimesi uksel<\/strong>, siis andke ka sellest juba eelnevalt teada. R\u00f5hutage, et riiklikud piirangud \u00fcrituste korraldamisel v\u00f5ivad muutuda, mist\u00f5ttu v\u00f5ib\u00a0 korraldaja teha viimasel hetkel muudatusi. Paluge ka p\u00e4evajuhil \/ konverentsi moderaatoril reegleid kohe konverentsi alguses osalejaile meenutada.<\/p>\n Koguge k\u00f5igilt osalejatelt telefoninumbrid<\/strong>, mugavaim on seda teha juba registreerudes. S\u00fcndmuse korraldajal peavad olema olemas kontaktandmed ka kogu korraldustiimi, toimumiskoha, tehnika, cateringi <\/em>ja muu teenindava personali kohta. See on vajalik selleks, et teie v\u00f5i Terviseamet saaksite vajadusel osalejaid teavitada, kui peaks selguma, et keegi konverentsil osalejatest on osutunud viirusekandjaks, ja seel\u00e4bi minimeerida edasist ohtu k\u00fclaliste tervisele.<\/p>\n Pakkuge v\u00f5imalust muuta oma osalemise formaati riskivabalt<\/strong>, nt kohapeal osalemise asemel v\u00f5imalust osaleda virtuaalselt, \u00a0osaleda m\u00f5nel teisel teie poolt korraldatud \u00fcritusel v\u00f5i hoopiski t\u00fchistada ilma lisakuludeta.<\/p>\n Saabujate nimesid kontrollige kontaktivabalt. Kasutage konverentsi info jagamiseks rakendust ning viitasid konverentsi toimumiskohas. \u00c4rge jagage kohapeal pabermaterjale, vaid laadige konverentsi materjalid \u00fcles veebi, saatke e-postiga v\u00f5i kasutage konverentsi \u00e4ppi. Ka kaelakaardid saab saata osalejatele eelnevalt emailiga ja paluda ise v\u00e4lja printida.<\/p>\n Alates 16.novembrist on Eestis kohustuslik maskide kandmine konverentsil<\/strong>. Soovitage mask kaasa v\u00f5tta, pakkuge maski soetamise v\u00f5imalust kohapeal v\u00f5i jagage k\u00f5igile osalejaile tasuta maskid. Kasutada v\u00f5ib ka korduvkasutatavaid maske, mida saab ka oma logo ja s\u00fcmboolikaga personaliseerida. NB! M\u00f5elge kindlasti l\u00e4bi ka, kuidas maskijagamine korraldada kontaktivabalt ning kuhu kasutatud maskid p\u00e4rast visata.<\/p>\n Soovitage \u00fcritusel osalejail laadida alla mobiilirakendus HOIA<\/a>, mis teavitab sellest, kui on oldud l\u00e4hikontaktis nakatunuga ja annab esimesed suunised edasi tegutsemiseks.<\/p>\n Kasutage toidu pakkumiseks kontaktivabu lahendusi \u2013 toidud serveeritud eraldi portsjonitena<\/strong>, lauas istumisega teenindu<\/strong>s, v\u00e4ltige buffet-t\u00fc\u00fcpi toidujagamist. Lisage rohkem toidujagamispunkte, toitu paluge serveerida \/ kallata teenindajal. Hoolitsege, et ka toitlustusalal on v\u00f5imalik toitu tarbida ja liikuda hajutatult, pikendage toidupausile m\u00f5eldud aega. K\u00e4te desinfitseerimisvahendid peavad olema saadaval ka toitlustusalal. R\u00f5hutage toitlustusfirmale, et teenindajad peavad kandma isikukaitsevahendeid.<\/p>\n Loe lisaks: Kuidas korraldada \u00fcrituse toitlustus turvaliselt<\/a><\/strong><\/em><\/p>\n Varustage korraldusmeeskond kaitsevahenditega (nt maskid, visiirid, \u00a0kindad) ja n\u00f5ustage, kuidas kontaktivabalt osalejatega suhelda. Leppige kokku riskide maandamise plaan (nt osad meeskonnast t\u00f6\u00f6tavad kodukontoritest) ja tegutsemisplaan, kui keegi haigestub.<\/p>\n Kaardistage v\u00f5imalikud riskid, anal\u00fc\u00fcsige ohutegurid ja m\u00f5elge l\u00e4bi, kuidas neid riske maandada. Olge valmis ka korraldusmeeskonna haigestumiseks \u2013 j\u00e4lgige, et korraldustiimis on rohkem kui \u00fcks inimene, kes asjadest teab.<\/p>\n Olge valmis riiklike piirangute kiireteks muutmisteks \u2013 kui live<\/em> \u00fcrituste korraldamine \u00fchel hetkel ootamatult keelatakse v\u00f5i v\u00e4hendatakse lubatud osalejate arvu, valmistuge konverentsi pidama virtuaalselt v\u00f5i t\u00fchistama. Leppige koost\u00f6\u00f6partneritega kokku v\u00f5imalikult paindlikud edasil\u00fckkamise- ja t\u00fchistamistingimused- mis kuup\u00e4evaks on viimane hetk \u00f6elda, et \u00fcritust ei toimu v\u00f5i et milline on summa mis tuleb ka siis maksta, kui \u00fcritust ei toimu.<\/p>\n Nagu \u00f6eldakse – tark \u00f5pib teiste kogemustest. Vaadake n\u00e4iteks meie hiljutisi blogipostitusi, kuidas Latitude59 sellel aastal h\u00fcbriid\u00fcritusena korraldati<\/a> v\u00f5i kuidas Covidi tingimustes 600 osalejale \u00d5igusteadlaste p\u00e4evi<\/a> korraldati, m\u00f5lemas blogipostituses on h\u00e4id n\u00e4pun\u00e4iteid ja m\u00f5tlemisainest.<\/p>\n Konverentsikorraldusfirmad pakuvad t\u00e4nap\u00e4eval abi ka virtuaal ja – h\u00fcbriidkonverentside ja – \u00fcrituste elluviimisel. Meie liikmesfirmadest on vastavad lahendused v\u00e4lja t\u00f6\u00f6tanud Reisiekspert<\/a>, Orangetime<\/a>, Publicon – tasub nendega julgelt \u00fchendust v\u00f5tta ja oma \u00fcrituse l\u00e4biviimist arutada!<\/p>\n Turvalisi konverentse!<\/p>\n2. <\/strong>\u00a0M\u00f5elge l\u00e4bi klienditeekond<\/strong><\/h3>\n
3. Informeerige osalejaid osalemistingimustest<\/strong><\/h3>\n
4. Tea, kes Su \u00fcritusel osalevad <\/strong><\/h3>\n
5. Paku paindlike osalemistingimusi<\/strong><\/h3>\n
6. Kontaktivaba suhtlus osalejatega konverentsi ajal<\/strong><\/h3>\n
7. Paluge osalejatel kanda maske<\/strong><\/h3>\n
8. Soovitage kasutada mobiilirakendust HOIA\u00a0<\/strong><\/h3>\n
9. Korraldage \u00fcrituse toitlustus kontaktivabalt<\/strong><\/h3>\n
10. Hoolitse korraldusmeeskonna turvalisuse eest<\/strong><\/h3>\n
11. Koostage riskianal\u00fc\u00fcs ja m\u00f5elge v\u00e4lja tagavaraplaan<\/strong><\/h3>\n
12. Tutvu teiste korraldajate kogemustega<\/strong><\/h3>\n
13. Kasuta kogenud konverentsikorraldusfirmat<\/strong><\/h3>\n