Iga korraldaja eesm\u00e4rgiks on pakkuda konverentsil parimat kogemust ja meeldej\u00e4\u00e4vat elamust, samas seda saab teha vaid olemasolevate v\u00f5imaluste piires. Konverentsi eelarve v\u00e4ljendab numbriliselt konverentsi tegevusi ning aitab kogu korraldusprotsessi v\u00e4ltel konverentsi kulusid ja tulusid kontrollida, samas saavutades maksimaalse tulemuse.<\/p>\n
Jagame m\u00f5ned n\u00e4pun\u00e4ited, mis v\u00f5ivad eelarve planeerimisel abiks olla:<\/p>\n
EELARVE<\/strong>: Konverentsi eelarve tuleks koostada kohe s\u00fcndmuse ettevalmistamise alguses ning see on ka hea alusmaterjal mille abil planeerida konverentsi korraldust\u00f6id ning hinnata v\u00f5imalikke riske.<\/p>\n KASUMI SAAMINE:<\/strong> Kohe alguses peaks otsustama kas eelarve peaks j\u00e4\u00e4ma tasakaalu v\u00f5i j\u00e4\u00e4ma plusspoolele. Sisuliste eesm\u00e4rkide k\u00f5rval v\u00f5ib \u00fcks konverentsi sihtidest olla ka tulu teenimine. Tulu teenimise soovi korral tuleb see kohe algusest eelarvesse planeerida.<\/p>\n REALISTLIK PROGNOOSIMINE:<\/strong> V\u00e4ltimaks probleeme eelarve t\u00e4itmisega,\u00a0 peaks planeerimisel v\u00e4ltima liigset optimismi ning kulusid hinnata pigem realistlikult ja k\u00f5rgemaks ning tulusid konservatiivsemalt. Kui osalejate arv ei ole v\u00e4ga t\u00e4pselt prognoositav, aga osalustasud moodustavad olulise osa sissetulekust, siis tasub teha erinevad eelarve versioonid, v\u00e4iksema ja suurema osalejate arvu puhul.\u00a0M\u00e4\u00e4ratleda v\u00f5iks kulud, mis tingimata on vajalikud ja kulud, mis tehakse vaid vahendite olemasolul.<\/strong><\/p>\n KULUDE HINDAMINE:<\/strong> Kulude hindamisel peaks v\u00f5imalusel l\u00e4htuma konkreetsetest pakkumistest. Kui see ei ole mingil p\u00f5hjusel v\u00f5imalik, siis tuleks eelarves kulureale arvestada hinnanguline kulu tuginedes varasemale kogemusele, eelmiste konverentside eelarvetele vm. infole. Varasema s\u00fcndmuse eelarvete kasutamise puhul tuleks silmas pidada ka toimumisriigi \u00fcldist hinnataset.<\/p>\n INFLATSIOONI ARVESTAMINE:<\/strong> Esmane eelarve koostamine toimub tihti mitu aastat enne konverentsi toimumist. Sel puhul v\u00f5ib eelarve teha sel hetkel kehtivate hindadega ja arvestada juurde hinnat\u00f5usu prognoosi. Enamasti on 5-10% aastas piisav.<\/p>\n KULULIIGID:<\/strong> Konverentsi kulueelarves v\u00f5iks eristada p\u00fcsikulud<\/strong>, mis ei s\u00f5ltu osalejate arvust ning muutuvkulud<\/strong>, mida delegaatide, esinejate, k\u00fclaliste arv m\u00f5jutab. Selguse huvides on m\u00f5ttekas grupeerida sarnased kululiigid.\u00a0K\u00f5ige lihtsamaks eelarve koostamise t\u00f6\u00f6riistaks on Excel, aga v\u00f5ib kasutada ka spetsiaalseid arvutiprogramme.<\/p>\n Eelarve p\u00fcsikulud on tavaliselt:<\/p>\n Muutuvkulud on enamasti:<\/p>\n ETTEN\u00c4GEMATUD KULUD:<\/strong> Eelarve kulude poolele peaks arvestama rea ka etten\u00e4gematutele kulutustele. See v\u00f5ib olla kas konkreetne summa v\u00f5i siis % eelarvest, tavaliselt ca 10%. Samuti tuleb arvestada maksukuluga, finantskuludega (pangakulud, kaardimaksekulud, kui on vaja v\u00f5tta laenu, siis intressikulu), finantskuludega valuutaarveldustest, ootamatud ja peidetud kulud, nt trahvid, kriisiolukorrad.<\/p>\n SPONSORLUS:<\/strong> Kui mingid teenused saadakse konverentsi jaoks tasuta, n\u00e4iteks sponsorluse korras, tuleks ka need siiski eelarvesse kirja panna nullsummaga. See on kasulik korraldustegevuste planeerimiseks ning ka tulevaste konverentside eelarvete kavandamisel – k\u00f5ik kuluartiklid on n\u00f5nda ikkagi fikseeritud.<\/p>\n KLIENDITEEKOND:<\/strong> Tagamaks, et k\u00f5ik kulud saavad kirja on m\u00f5ttekas oma peas l\u00e4bi k\u00e4ia delegaadi, esineja, sponsori \u201cteekond\u201d konverentsile ning m\u00f5elda l\u00e4bi k\u00f5ik tegevused meeldiva \u201cteekonna\u201d tagamiseks. M\u00e4\u00e4ratledes nende tegevuste elluviimiseks vajalikud kulud ei unune \u00fckski pisiasi edukaks konverentsi korraldamiseks.<\/p>\n TULUD:<\/strong> Tasakaalus eelarve saavutamiseks on vajalik l\u00e4bi anal\u00fc\u00fcsida ka konverentsi tulud ning kavandada tulueelarve.\u00a0Peamisteks tuluallikateks on:<\/p>\n OSALUSTASUD:<\/strong> Osalustasude puhul on oluline delegaate teavitada, mis kuulub osalustasu sisse (l\u00f5unad, kohvipausid, vastuv\u00f5tud) ja mis mitte – milliste \u00fcrituste\/teenuste eest k\u00fcsitakse lisatasu v\u00f5i tuleb osalejatel endil kanda. \u2028Delegaatide majutuse kulud katavad tavap\u00e4raselt osalejad ise ning neid korraldaja oma eelarves arvestama ei peaks.<\/p>\n Osalustasudest koguneva tulu prognoosimisel peab arvestama ka soodustustega, juhul kui neid tehakse (nt tudengitele) ja tasuta osalejatega (esinejad, korraldajad, sponsorite esindajad).<\/p>\n Osalustasude puhul rakendatakse tihti hilist ja varast registreerimistasu \u2013 eesm\u00e4rk on motiveerida inimesi varakult kirja panema ja maksma. Selline l\u00e4henemine t\u00f6\u00f6tab siis kui tasude erinevus on m\u00e4rkimisv\u00e4\u00e4rne.<\/p>\n\n
\n
\n