VIRTUAALKONVERENTSI VÕI VIRTUAALÜRITUSE KORRALDAMINE – KES AITAB?

Kui videokoosolekutega saavad Zoomi või Teamsi vahendusel pea kõik inimesed juba ka ise hakkama, siis virtuaalkonverentsi või – ürituse korraldamiseks on siiski mõistlik kasutada professionaalsete korraldajate abi. Ürituskorraldusfirmad oskavad tagada ürituse professionaalse ülekande koos vajalike tehniliste vahenditega, sisuloome, osalejate kaasamise, meelelahutuslike vahepaladega, aitavad valida õigeid toimumiskeskkondi, registreerida ja teavitada osalejaid, hoolitseda maksete laekumiste eest.  Turul on mitmeid kogenud ÜRITUS- JA KONVERENTSIKORRALDUSFIRMASID, kes virtuaalkonverentside – ja ürituste korraldamisega pandeemia ajal suurepäraselt hakkama on saanud. Kogusime siia kokku parimad:

Üritusturundusfirma ORANGETIME lõi oma virtuaalürituste kanali OrangeLive kohe peale eriolukorra väljakuulutamist. Orangetime-i projektijuht ja partner Inge Tõruke tõdeb uudsete lahenduste kohta nii: „Õnneks leidus meie kliendiportfellis kliente, kel tekkis tollal kohene vajadus virtuaalürituste järele ning kes olid valmis hüppama koos meiega tundmatusse ja otsima Zoomile alternatiivseid lahendusi. Meie töid ja tegemisi on vääriliselt hinnatud nii kohalikel kui piirideülestel oma valdkonna konkurssidel ning oma osa siin kindlasti sellel, et me paku standardpakette ning ei suru oma klienti meie poolt ette nähtud ning seega meie jaoks mugavasse vormi. Lähtume sellest, mida klient tahab saavutada ning johtuvalt sellest paneme vajaliku puzzle kokku. Tahame, et iga klient saaks omanäolise ja kordumatu kogemuse, olgu selleks siis kas paarikümne osalejaga töökoosolek või sadadesse ulatuva vaatajaskonnaga rahvusvaheline konverents. Näited erinevatest lahendustest on seinast seina: Swedbank Eesti viimane seminarivormis üritus toimus 3D stuudios; Toyota Annual Retailer Business Meetingul  olid ranged turvanõuded; Bolt Virtual Summer Summit 2020 andis 5 tunni jooksul 1500 osalejale üle maailma vaheldumisi töiseid ja meelelahutuslikke plokke; Veriffi 5. sünnipäev oli puhtalt meelelahutuslik ja veriffikaid kaasav lustimine jpm. Platvormidest oleme kasutanud nii Eestis kohapeal looduid kui ka rahvusvahelisi – täpselt nii, nagu hetkeolukord nõuab. Ka toimumiskohad valitakse vastavalt ürituse sisule – võimalusel kasutatakse erinevate partnerite valmisstuudioid, kuid vajadusel pannakse püsti täiesti uus lahendus (mis alati ei tähenda kliendile rahaliselt suuremat väljaminekut). Virtuaalüritused on küll tulnud selleks, et jääda, kuid ka see tähendab pidevat innovatsiooni ja arengut. Kliendid vajavad mitmeastmelist idnetifitseerimist, paralleelsessiooniruume, sünkroontõlget erinevatesse keeltesse, kuid eelkõige professionaalset tiimi, kes oleks nende jaoks 24/7 olemas ja kelle jaoks ükski lahing pole hirmutav“.

 

Orangetime korraldatud Bolt Virtual Summer Summit 2020 tähendas viit tundi sisutihedat tööd miksituna meelelahutusega.

 

Üritusturundusagentuur ROYAL EXPERIENCE on silma paistnud suurejooneliste rahvusvaheliste virtuaalürituste korraldamisega. Kriisiajal loodi innovaatilise kontseptsiooniga Gloval Virtual Solutions konsortsium ja viidi Eestis läbi hulgaliselt maailmatasemel tippkohtumisi ja suurüritusi. Royal Experience moto on, et virtuaalsündmus ei pea igav olema. Välja on töötatud ainulaadne ja kaasahaarav stuudioformaat, mis eristab üritusi tavalisest konverentsikõnest. Virtuaalsele lavale on võimalik astuda korraga kuni 8 esinejal, kaasata saab sadu VIP külalisi, kuni 3000 isikut/osalejat videosilla vahendusel ja piiramatut pealtvaatajate hulka. Pandeemia algusest saadik on nad juba jõudnud korraldada rohkem kui 250 virtuaal- ja hübriidüritust, viimasel ajal korraldatud virtuaalsündmuste portfelli mahuvad nii Global Business Summit, Euroopa kosmosenädal, 3 mere tippkohtumine, Globaalne Jõuluvanade kongress ja palju muud põnevat.  Hiljutisel Balti mere üritusturunduskonkursi raames (Baltic-Nordic Event Forum Amber Awards) võitis Royal Experience  esikohad lausa kahes kategoorias – Parim koroona ajal korraldatud hübriidsündmus Euroopas ja Parim koroona ajal korraldatud vebinar Euroopas!

Foto: Tanel Murd; Royal Experience korraldatud European Space Week

 

REISIEKSPERDI konverentsiosakond pakub virtuaal- ja hübriidürituse läbiviimisel täisteenust, alates sündmuse ülesehituse planeerimistest ja (rahvusvahelisest) turundusest, osalejate, esinejate ning toetajate haldusest, lõpetades sündmuse kvaliteetse läbiviimisega. Nende tugevuseks on 25-aastase konverentside korraldamise kogemuse sidumine tänapäevase digimaailmaga. Virtuaal- ja hübriidürituste läbiviimisel kasutatakse enda poolt arendatud platvormi, mille kõige olulisemaks tunnuseks on põhimõte “kõik teenused ühest kohast”: kõik vajalik on ühes rakenduses kättesaadav ning seda nii kohapeal osalevatele külalistele kui ka distantsilt vaatajatele, kuulajatele. Sündmuse kujundusega veebisaidi kaudu toimub osalejatele info jagamine (detailne integreeritud päevakava esinejate profiilide ja sünopsise kuvamisega), abstraktide esitamine ning haldamine (sidumine päevakavaga), on-line registreerimine, maksete haldamine. Samas on ka toetajate virtuaalne näitus võimalusega otsekontaktide loomiseks, otseülekande voog, osalejate kaasamise erinevad atribuudid. Lühidalt – kliendil on võimalik muretult keskenduda konverentsi sisule, meie hoolitseme tehnilise läbiviimise eest! Lisaks on Reisiekspert loonud Tallinna südalinna hubase virtuaalstuudio – Roosikrantsi konverentsiruumid – väiksemateks virtuaal- ja hübriidsündmusteks (veebinaride ja koolituste läbiviimiseks) ning salvestusteks.

Reisieksperdi Roosikrantsi konverentsiruumid

 

Konverentsikorraldusfirma PUBLICON on kriisi ajal panustanud eelkõige virtuaal- ja hübriidkonverentsi lahendustele, mis vastavad rahvusvaheliste teaduskonverentside vajadustele. Oma virtuaalplatvormi loomise asemel on Publicon testinud tugevaid, juba turul olevaid tarkvaralahendusi ja töötanud partneritega koos välja toimivad stuudiolahendused, mille puhul võib hübriidkonverentsi korraldamist võrrelda telesaate produktsiooniga. Publiconi arvates on tehniline lahendus uut tüüpi sündmustel väga oluline, aga ainult üks osa toimivast konverentsilahendusest. Väga paljudele eduka konverentsi osadele tuleb uues olukorras mõelda teisiti. Kuidas viia läbi postersessioone virtuaal- või hübriidkonverentsi formaadis? Kuidas korraldada erialafirmade näitust hübriid- või virtuaalformaadis? Kuidas luua osalejatele teaduskonverentside puhul nii oluline võimalus kontaktide loomiseks ja suhtluseks teiste osalejatega? Need on teemad, millele Publicon aitab konverentsikorralduse täisteenusele lisaks vastused leida.

Hübriidkonverentsidel näeb Publicon kindlat kohta ka tulevikus. Nähakse, et just teaduskonverentsidel on osalejatel suur huvi uuesti konverentsidele reisida ja füüsiliselt kokku saada. Kuid hübriidkonverentsi formaadiga jätkamisel näeb Publicon kahte peamist eelist. Paremad võimalused palgata kõrgelt hinnatud ja suure hõivatusega keynote esinejaid ning potentsiaal teha osalemine võimalikuks varasemast suuremale hulgale erialainimestest. Eduka rahvusvahelise turunduse korral toob see kaasa paremad finantstulemused korraldajatele. Kui lisada sellele veel sihitud turundustegevused, võime kriisist tulenevalt näha tulevikus konverentside kvaliteedi kasvu nii sisus kui finantstulemustes.

Foto: Jüri Kartul; Publiconi korraldatud Cyber Security in Estonia 2020. 

 

Virtuaalsete konverentside korraldusteenust pakuvad ka Tallinnas asuvad ülikoolid. TALLINNA ÜLIKOOL on avanud virtuaal- ja hübriidürituste korraldamiseks Balti filmi, meedia ja kunstide instituudis telestuudio. Seal saab korraldada virtuaalseid seminare, koolitusi, esitlusi ja konverentse. Interaktiivset otseülekannet saab teha ka teistest Tallinna Ülikooli ruumidest, vajadusel ka eraldi sessioonidena.

 

Tallinna Ülikooli Balti filmi, meedia ja kunstide instituudi telestuudio

 

TALLINNA TEHNIKAÜLIKOOL pakub võimalust korraldada virtuaal- ja hübriidkonverentse kõige innovaatilisemas keskkonnas – Mektory ScreenX saalis. Suuremate sündmuste korral on võimalus kasutada ka teisi Mektorys asuvaid eriilmelisi ruume paralleelsessioonideks. Kui soovite lisaks abi korraldusel ja vajalike lisateenuste väljaselgitamisel ning tellimisel, siis selleks on ülikoolis olemas Konverentsikeskus.

 

Tallinna Tehnikaülikooli Mektory stuudio

VAATA LISAKS:

Tallinnas ja Tartus on ka juba loodud arvukalt stuudioid just virtuaalsete ja hübriidürituste korraldamiseks. Vaata lisainfot:

Parimad stuudiod virtuaal- ja hübriidürituste korraldamiseks Tallinnas

Virtuaal-ja hübriidürituste stuudiod Tartus

Riine Tiigi

Turundusjuht