Üha kiiremini leviv trend on korraldada konverentse ja seminare võimalikult keskkonnasõbralikul moel, kasutades loodussäästlikumaid lahendusi ja mõeldes taaskasutusvõimalustele. Samas soovitakse, et keskkonnasäästlikud lahendused ei suurendaks konverentsi eelarvet. Kogusime siia kokku parimad lahendused ja nipid, millega konverentsid keskkonnasõbralikumaks muuta eelarvet miinusesse ajamata.
Paberivaba konverents
- Kasuta elektroonilisi kanaleid kogu konverentsi turunduses ja konverentsidelegaatidega seotud suhtluses: kutsed, registreerimine, ürituse ettekannete slaidide jagamine, abstraktide kogumine, konverentsi programm, meeldetuletused, tagasisideküsitluse läbiviimine.
- Jaga sihtkoha infot elektrooniliselt. Abiks on Visit Estonia koduleht, Tallinna, Tartu, Pärnu turismiinfo kodulehed ja videomaterjalid.
- Vaata, et ürituse veebilehel oleks kogu aeg asjakohane info, võimalusel loo üritusele oma rakendus
- Kogu konverentsi korraldamise jooksul tekita võimalikult vähe trükitud materjale – mõtle hoolikalt järele, kas on vaja midagi tingimata trükkida ja kui on, siis eelista taaskasutatud paberit.
- Ära prindi materjale nö igaks juhuks, vaid saada materjalid emailiga ja palu, et iga soovija prindib endale ise.
- Materjalide paljundamisel prindi kindlasti lehe mõlemale poole.
- Konverentsi programm kujunda sellises formaadis, et see oleks nutitelefoniga lihtsalt jälgitav.
- Posteriplakatite asemel võib kasutada elektroonilisi postereid
- Kui paberi kasutamine on hädavajalik, telli teabematerjalid keskkonnasäästlikust trükikojast ja eelista taaskasutatud paberist-papist valmistatud tooteid (mappide, rinnasiltide jne valmistamiseks).
Konverentsiruumid
- Korralda konverents logistiliselt mugavas asukohas – kui tegemist on rahvusvahelise konverentsiga, siis võiksid hotellid olla toimumiskohast jalutuskäigu kaugusel või kergesti ligipääsetavad ühistranspordiga
- Kui võimalik, eelista Rohelise võtme programmiga liitunud hotelle ja konverentsikeskusi. Rohelise võtmega hotellid on toodud eraldi välja ka meie kodulehel Konverentsiruumide osas
- Konverentsikeskuses ringiliikumise hõlbustamiseks kasuta elektroonilisi suunaviitasid
- Konverentsi programm kuva elektrooniliselt konverentsikeskuse seintele
- Võimalusel eelista päevavalgusega konverentsiruume
- Jälgi, et oleks tagatud prügi sorteerimise võimalus
Toitlustus
- Eelista kohalikke kodumaiseid ja hooajalisi toiduaineid
- Eelista pakendamata toitu, ära kasuta väikepakendeid (nt ühekordsed kohvikoor, suhkur jne)
- Kasuta korduskasutusega nõusid, mitte plastikust
- Ühekordsete paberist toidunimede sedelite asemel võib kasutada tahvlikesi, kuhu toidunimed kirjutada
- Telli toitu võimalikult täpselt osalejate arvu järgi, et vähendada toidu ülejääki. Lepi toitlustusfirmaga kokku kõige hilisem võimalik osalejate arvu teatamise kuupäev, et saaks võtta arvesse võimalikult palju viimase hetke muudatusi osalejate arvus
- Veepudelite asemel paku kannudest kraanivett või kasuta veeautomaate
- Kui veepudelid on hädavajalikud, siis arvesta et klaaspudel on keskkonnasäästlikum kui plastpudel
- Kui magustoiduks või kohvikõrvaseks pakutakse kooke, siis pigem eelistada väiksemaid kooke (et vältida seda, et pool kooki taldrikule alles jäetakse)
- Kohvipausil on koogi asemel heaks lahenduseks ka puuviljavardad -mugav tarbida ja figuurisõbralik ka
- Kui võimalik, ära kasuta laudlinu – säästame pesukulu ja seega keskkonda!
Ruumi- ja lauakaunistused
- Eelista looduslikke materjale, mida on toodud lähedalt ja mille korjamine ei ole loodusele koormav, või erinevaid taaskasutusmaterjalides lahendusi.
- Lilleseadete asemel eelista potitaimi – mõned lillepoed rendivad taimi ka välja
- Lauakaunistuseks sobivad ka toiduga seotud asjad – puuviljakorvid, leivakorvid jne
- Lauakaunistuste osas küsige kindlasti toitlustusfirmalt, kas neil on olemas varuks kaunistusi, mida saaks taaskasutada
Meened ja kingitused
- Kui üritusel osalejatele või esinejatele on plaanis ka väike meene kinkida, siis see võiks olla valmistatud Eestis kohalike meistrite poolt – vähendab transpordikulusid, annab tööd kohalikele inimestele.
- Hea kingitus peaks kindlasti olema asjakohane, väärt kaasavõtmist – et ei tekiks olukorda, kus kingitused pärast konverentsi hotellituppa maha jäetakse
- Meened võiks olla sellised, et neid ei pea eraldi pakendama – vähendab jäätmete hulka
- Kasutada võib ka nutikaid praktilisi lahendusi – meene võib olla samal ajal ka osa konverentsiatribuutikast, nt konverentsi käepael
- Kui konverentsikülalised on erinevatest riikidest, võid paluda igal osalejal kaasa võtta ühe väikese meene oma kodukohast, siis meened ühte kohta kokku koguda ning iga osaleja saab endale nö „pimevalikuna“ väikese meene teiselt konverentsidelegaadilt. Säästab meenetele kuluva raha, samas on üritusel osalejatel põnev kingitusi vahetada ning soodustab ka uute tutvuste loomist
- Mõtle kindlasti, kas ja kuidas on saajal võimalik kingitus koju viia – tänapäeval reisib üha rohkem inimesi ainult käsipagasiga, sellepärast oleks parem, kui kingitus ei oleks vedelik või nt suur moosipurk
- Alternatiivina kaalu ka heateokingituse või annetuse võimalust, nt säästev ja loodussõbralik kingitus Eesti loodusele on puude istutamine
Transport
- Kasuta võimalikult vähe transporti – vali jalutuskäigu kaugusel asuvad toimumiskohad
- Võimaluse korral soodusta osalejaid ühistransporti kasutama – anna ürituse kodulehel selged juhised, millised ühistranspordiliinid viivad lennujaama, toimumiskohta, hotelli ja kust saab infot väljumisaegade ja piletihindade kohta
- Transfeeribusside tellimisel arvesta võimalikult täpselt osalejate arvuga – väike rühm ei vaja suurt bussi
- Kui korraldate üritust kohalikele osalejatele, aga teises linnas, paku bussitansfeeri – keskkonnasäästlikum kui see, et iga osaleja oma autoga kohale sõidab.
Esinejad-meelelahutus
- Kasuta kohalikke esinejad
Konverentsi kott
- Nö vanadest aegadest säilinud komme, et konverentsiga peab kaasnema ka konverentsikott. Mõtle hoolikalt läbi, kas see on ikka hädavajalik. Kui on, siis eelista sellist kotti, mida saab osaleja kindlasti hiljem kasutada (nt nö riidest poekoti tüüpi), ära trüki peale hiigelsuurt konverentsilogo
- Paljud Eesti disainerid töötavad taaskasutusmaterjalidega – tasub uurida taaskasutusmaterjalidest kottide tegemise võimaluste kohta
Taaskasuta igal võimalusel
- Kogu pärast üritust kokku osalejate nimesildid ja kaelapaelad, etneid järgmistel üritustel taas kasutada
- Anneta ülejäänud meened – kingitused (nt koolidele)
- Uuri, kas ülejäänud toitu on võimalik annetada (nt Toidupangale)
- Võimaluse korral kujunda plakatid ja materjalid nii, et neid saaks kasutada ka järgmistel aastatel
- Kui võimalik, taaskasuta reklaambännereid või anneta need pärast üritust taaskasutusse
Tartu loodusmaja eestvedamisel on valminud “Praktiline juhend keskkonnasõbralike ürituste korraldamiseks”, mis aitab kaardistada võimalusi oma sündmuse keskkonnamõju vähendamiseks ning pakub häid näiteid, kuidas see erinevatel festivalidel juba õnnestunud on. Tartu Loodusmaja ja Acento on kokku koondanud ka erinevate keskkonnasõbralike toodete ja teenuste soovitused ürituskorraldajatele. Näiteks leiab huvitavaid teenusepakkujaid nii toitlustuse, trükimaterjalide, dekoratsioonide, tänukinkide, transpordi jt osas.