Tagasi

VIRTUAALKONVERENTSI KORRALDAMINE – 10 OLULIST NÕUANNET, MILLELE TÄHELEPANU PÖÖRATA

Virtuaalüritus võib praegu tunduda hea lahendusena, kui reisipiirangutega seoses rahvusvahelise konverentsi korraldamine keerukaks osutub. Hea virtuaalkonverentsi korraldamine pole aga nii lihtne, nagu esmapilgul tunduda võib, sest kohandada tuleb tavaliselt kogu ürituse ülesehitust ning sageli jääb puudu ka tehnilistest oskustest erinevete platvormide haldamisel. Virtuaalürituse korraldamine vajab samamoodi põhjalikku ettevalmistust ning erinevate korralduslike detailide haldamist nii nagu päris sündmuski.

Planeeri konverentsi sisu ja ajaline kestvus tavakonverentsist erinevalt

Virtuaalkonverents pole lihtsalt tavakonverentsi videoülekanne, vaid virtuaalselt osalevad esinejad ja vaatajad esitavad palju suuremaid nõudmisi konverentsi ülesehitusele – piltlikult öeldes tuleb teha ettekanded nii huvitavaks, et kuulajad sooviksid kodus või kontoris arvuti taga kuulata ja kaasa mõelda. Eksperdid samastavad virtuaalüritust meelelahutusliku telesaatega, kus iga sekund on stsenaariumis täpselt paika pandud. Ettekanded peavad kindlasti olema lühemad, esinejad ja ettekanded veelgi vaheldusrikkamad kui tavakonverentsil. Ekspertide arvates on virtuaalkonverentsi mõistlikuks pikkuseks on maksimaalselt kolm-neli tundi koos lühikeste pausidega, võimalusel võiks üritus olla veelgi lühema kestvusega. Rahvusvahelist konverentsi planeerides tuleb arvestada ka osalejate ning esinejate võimalike erinevate ajavöönditega.

Vali õiged videoedastusplatvormid ja kanalid

Vastavalt ürituse eesmärgile tuleks valida sobivaim edastusplatvorm. Kohe ürituse planeerimisfaasis tasub läbi mõelda, kui palju osalejaid ootate ja millist interaktiivset suhtlusvõimalust soovite pakkuda. Seejärel tuleb vastavalt neile kriteeriumitele valida vastav platvorm, olgu selleks Zoom, Webex, Worksup, Teams, Crowdcast, Google Meet vms. Kasutajasõbralik lahendus on, et virtuaalkonverentsil osalemine ei nõuaks erilahenduste allalaadimist. Vaata ka meie populaarseimate keskkondade blogipostitust. Üritusele võiks luua ka erikujundusega kodulehe, kuhu saab lihtsalt kokku koondada kogu ürituse eelkommunikatsiooni, päevakava, lisamaterjalid ja palju muud. Kodulehte on hea kasutada ka ürituse registreerimisekeskkonnana ning samuti soovi korral kogu konverentsi streami edastamiseks. Streami saab edastada ka muudes populaarsetes kanalites, nt Facebook Live, YouTube, ka teie ettevõtte kodulehega integreerides.

Kasuta tehnikapartnerit ja spetsiaalseid ülekandestuudiod

Kui tavalise väiksema seminari korraldamisega saab peaaegu igaüks hakkama, siis korraliku virtuaalürituse puhul on hädavajalik kogenud tehnilise produktsiooni partneri kasutamine. Valige tehnikapartner, kes suudab tagada kvaliteetse otseülekande, huvitava režii, eelsalvestatud videohalduse, esinejad maailma eri nurkadest kokku tuua, tegeleb ürituse visuaalide ja ekraanigraafikaga. Lisaks muidugi pakub ka videoedastustarkvarade tehnilist tuge ning videotehnilist tuge olemasolevatele esitlustele ja videomaterjalile.

Ülekandeid võib teha osaliselt stuudiost, kus moderaator, videooperaator ja muu tehniline tiim on füüsiliselt kohal ning unikaalne ja esinduslik lavakujundus lisab üritusele värvi. Tehnilise tiimi ülesandeks on juhatada sisse erinevaid teemaplokke, hallata otselülitusi esinejate, paneeldiskussioonide, kõnede ja intervjuudega; osalejate kaasamine. Virtuaal- ja hübriidüritusteks sobivad salvestusstuudiod on nt Tallinnas praegu üles seatud Protos, Kultuurikatlas, Mektorys ja Tallinna ülikoolis.

Kaasa professionaalne moderaator

Kuna arvutite taga kipub tähelepanu veelgi kiiremini hajuma kui konverentsiruumis kohal olles, on olulises rollis on päevajuht/moderaator, kes kogu konverentsi kulgu koos hoiab, energiat süstib ja teemaplokke seob. Lisaks võiks kaaluda ka teist moderaatorit, kes tegeleb vaid esinejatele saadetud küsimuste vahendamise, pollide läbiviimise ja muude kaasamisvõtetega. Professionaalse moderaatori kaasamine on väga oluline – seda selleks, et hoida osalejate tähelepanu kui ka selleks, et teemad püsiksid ettenähtud ajaraamides ja oleks orgaaniliselt seotud.

Ole toeks esinejatele

Virtuaalkonverentsi hea külg on, et sõltumata reisimispiirangutest saab kaasata rahvusvahelisi esinejad ja pakkuda osalejatele mitmekesist ja kaasahaaravat programmi. Esinejad on tavaliselt ühenduses kas videosilla kaudu või on nende esinemised varem ette salvestatud, et minimeerida ülekande võimalikke tehnilisi riske. Tasub aga meeles pidada, et virtuaalkonverents seab esinejatele väga kõrged nõudmised. On kaks täiesti erinevat asja, kas rääkida lavalt või teha seda virtuaalruumis, nägemata kuulajate reaktsioone ja tundmata publiku kohalolu. Samuti võib saada probleemiks esinejate vähene tehniline võimekus sisselülituste ning eelsalvestiste tegemisel. Kuulajatele on kaasahaaravam, kui mitu esinejat on korraga videoülekandes ekraanidel ning peavad ka omavahelist vestlust.

Muuda üritus osalejatele elamuslikuks

Virtuaalkonverentside üheks suurimaks väljakutseks on tavaliselt publiku tähelepanu hoidmine. Osalejate kaasamiseks on kasutusel erinevaid tööriistu- nt live chat, küsimustikud, hääletamised, kommentaariumid, virtuaalsed mängud ja miniviktoriinid. Erinevad tehnilised platvormid võimaldavad ka osalejate omavahelist suhtlust ja võrgustamist. Konverentsi programmi võib lisada mõne meelelahutusliku vahepala, popartisti ülesastumise või üllatusena organiseerida toitlustuse osalistele koju kätte kullerteenust kasutades.

Salvesta toimunu ja tee hiljem kättesaadavaks

Virtuaalüritusi tasub salvestada ja osalejatele tagantjärgi kättesaadavaks teha, sest huvipakkuvaid ettekandeid tahetakse uuesti üle kuulata või siis lihtsalt ei saa hetkel, kui asi käimas, osaleda. Kui tegemist on paralleelsessioonidega, siis annab salvestamine võimaluse valida ise, mida kuulata online´is ja mida hiljem järelkuulata. Esitatud materjalist võib koostada ka meeleoluka monteeritud kokkuvõtte, mida sotsiaalmeedias jagada.

Sponsorlus on võimalik, samuti näituste korraldamine

Virtuaalne ürituste ruum, otseülekanded ja tellitavad videod pakuvad sponsoritele mitmeid võimalusi brändisõnumi jagamiseks ja osalejatega ühenduse loomiseks. Pea nõu ürituskorraldusfirmaga, kuidas sponsoreid maksimaalselt kaasata ja eksponeerida.

Võta kogenud ürituskorraldusfirma appi

Ürituskorraldusfirma aitab koostada ürituse eelarve, leida sobiva virtuaalse platvormi, registreerida üritusel osalejad, anda juhiseid esinejatele ja salvestada esinejate ettekanded, leida parima moderaatori, korraldada infovahetuse osalejatega jm sündmuse üksikasjad. Loomulikult aitavad nad koordineerida ka ürituse tehnilist teostust. Nii nagu tavakonverentsi puhul tasub konverentsikorraldaja ning tema kogemused kaasata kohe planeerimise algfaasis, et läbi mõelda kõik detailid, millele on eduka sündmuse organiseerimiseks vaja tähelepanu pöörata ning parimad lahendused leida. Meie liikmesettevõtetest pakuvad virtuaalkonverentsi korraldamisel abi Reisiekspert ja Orangetime.