Tagasi

Rahvusvahelise konverentsi korraldamise mõte peas – millest pihta hakata?

Oma organisatsiooni rahvusvahelise konverentsi kutsumine Eestisse on heaks võimaluseks, et tutvustada väliskolleegidele Eestit ja näidata, et ka meil on antud eriala- või teadusvaldkond hästi arenenud. Samuti aitab konverentsi korraldamine saada oma tegevusvaldkonnale suuremat kõlapinda ning luua uusi kontakte ja võrgustikke.  Eesti Konverentsibüroo aastatepikkune kogemus näitab, et Eestisse tullakse konverentsile väga hea meelega, kuna oleme uus ja põnev sihtkoht ka paljureisinud konverentsikülalistele.

Aga millest siis rahvusvahelise konverentsi korraldusoovi puhul pihta hakata? On paar peamist küsimust, mis tasuks kõigepealt läbi mõelda.

Kas konverents mahub Eestisse ära?

Viimastel aastal on Eestis toimunud hulgaliselt rahvusvahelisi erialaseltside teaduskonverentse, seega heal tasemel konverentside korralduskogemus on Eestis olemas nii toimumiskohtadel kui korraldusfirmadel, ja muudel teenusepakkujatel (catering, tehnikarendi firmad jne). Tavaliselt saab konverentside Eestisse tuleku suurimaks komistuskiviks olemasolevate konverentsiruumide mahutavus ning funktsionaalsus. Seepärast tuleb kindlasti eelnevalt läbi mõelda, kui suur on plaanitav konverentsil osalejate arv ja millist ruumilahendust konverentsi edukaks toimimiseks vajatakse: kas piisab ühest teatristiilis plenaarruumist või on vaja lisaks paralleelsessioonide ja töörühmade ruume. Lisaks on väga oluline teada ka, kas konverentsiga kaasnevad postersessioonid ja näitus, sest ka nende paigutamine vajab lisapinda. Kui plaanite Eestisse kutsuda regulaarselt erinevates riikides toimuvat konverentsi ja olete tavaliselt sellel konverentsil osalenud vaid tavadelegaadina, siis tasub organisatsiooni peakontorist järele uurida, kui palju on konverentsil tavaliselt osalejaid ja kui palju erinevaid ruume vajatakse. Võimalike toimumiskohtade kaalumisel tasub mõelda julgelt ja loovalt – kui hotellide konverentsikeskused jäävad väikeseks, siis sobivad ruumid võib leida kontserdisaalides, muuseumides või muudes unikaalsetes kohtades.

Kuidas esitada toimumiskoha taotlus organisatsioonile ja mida taotluses kirjutada?

Rahvusvahelistel organisatsioonidel on mitmeid erinevaid viise, kuidas valitakse järgmiste konverentside toimumiskohad. Kõige mitteformaalsematel juhtudel piisab sellest, kui tõstate koosolekul käe ja ütlete, et mina korraldan järgmise konverentsi Eestis. Tavapärasem on siiski see, et esitada on vaja põhjalikum kirjalik taotlus, kus kirjas nii sihtkoha info Eesti kohta kui plaanitava konverentsi toimumise riigi – linna tutvustus, konverentsiruumide tutvustus, vahel ka korraldusmeeskond, eelprogramm või eelarve. Korralduslikku infot peaks toetama läbimõeldud sisuline põhjendus, miks konverentsi Eestisse soovitakse tuua ning millist erialast väärtust sellest sünnib nii rahvusvahelisele organisatsioonile kui kohalikule võõrustajale. Taotlusvormi sisu, vormistuse ning tähtaegade kohta saab kõige adekvaatsemat infot organisatsiooni peakontorist või juhatuselt.

Abi Eesti Konverentsibüroo poolt

Kogu eelnevast jutust ei tasu ära ehmatada ja konverentsi korraldamise mõtet maha matta. Ruumilahenduse väljamõtlemises oleme hea meelega abiks meie Eesti Konverentsibüroost. Oleme juba pea 10 aastat rahvusvahelisi konverentse nõustanud, seega võib kindel olla, et oskame teile öelda, kas ja kuhu teie konverents mahuks. Meiega konsulteerimine ei maksa midagi, ka sellepärast ei tasu muretseda. Häid soovitusi saab loomulikult ka pidulike õhtusöögikohtade osas ja kindlasti oskame ideid anda ka põnevateks vaba-ajaprogrammideks, majutuseks ning korralduspartnerite valikuks.

Samuti on meie töölaualt aegade jooksul läbi käinud väga mitmeid konverentside taotlusdokumente. Siin on küll koht, kus öelda, et ei tasu ise hakata jalgratast leiutama – meie käest saab taotlusdokumentide jaoks vajalikud Eestit / Tallinnat / Tartut tutvustavad valmis ingliskeelsed tekstid, vajaliku praktilise info sihtkoha kohta (kohalik transport, lennuliinid jne), toimumiskohtade kirjeldused ja ruumide plaanid, vaba-aja programmide kirjeldused, soovitused piltideks ja videodeks, kui vaja.

Julge pealehakkamine on pool võitu!

Meie julgeme küll soovitada, et kutsuge oma väliskolleegid julgesti Eestisse järgmisele konverentsile. Viimase aja tagasisidena oleme välisdelegaatidelt kuulnud aina suuremaid kiidusõnu, kui ootamatult kaasaegselt arenenud Eesti on ja kui hea toit Eestis on – toitu kusjuures kiidavad isegi itaallased ning prantslased! Konverentsi korraldusmeeskondadelt kuuleme aga jätkuvalt tagasisidena, et Eestisse on osalema saabunud ootamatult palju konverentsidelegaate – hoopis rohkem kui varasematel kordadel.

Nii et teeme ära!