Tagasi

Nõuandeid Tartus konverentsi korraldamiseks

Tartus toimuvate ürituste arv kasvab iga aastaga. Üha enam jõuab Tartusse erinevaid rahvusvahelisi sündmusi, mille käigus võõrustatakse paljusid oma ala eksperte.

Konverentsi korraldamise hõlbustamiseks on  Tartus olemas Tartu Konverentsibüroo. Mida täpsemalt saab Tartu Konverentsibüroo (TKB) ära teha selleks, et konverentsikorraldajat abistada? Rahvusvaheliste erialaseltside konverentside korraldus algab tihtilugu konverentsiõiguse saamise eest võistlemises – siinkohal saab TKB pakkuda abi sihtkoha tutvustuse koostamises ja taotlusdokumentide (bid)  ettevalmistamisel. Konverentsiruumide, toitlustajate, korraldusfirmade ja kõikvõimalike teiste partnerite leidmisega kimpus olles tasub alati TKB poole pöörduda. Tartu Konverentsibürooga tasub ühendust võtta ka ideede saamiseks ekskursioonide ning vaba-aja ja networking ürituste osas ning lisaks saab nõu ja abi Eestit ja Tartut kui sihtkohta tutvustavate materjalide valikul ning konverentsidelegaatidele jagamiseks väljavalitud trükiste komplekteerimisel.

Väga palju pöördutakse TKB poole rahastusküsimustes. Tartu Konverentsibüroo ise ühtegi konverentsi ei rahasta, kuid oskab jagada suuniseid erinevate rahastusfondide osas. Kohalikest toetustest on Tartu linnal olemas konverentside läbiviimise lihtsustamiseks Tartu konverentsi toetus, mida saab taotleda kaks korda aastas. Suurte rahvusvaheliste sündmuste puhul saab toetust taotleda näiteks EAS-st, alati tasub uurida ka valdkondade arengufonde.

Info paremaks liikumiseks tasub end korraldajana üles anda Tartu konverentsikorraldajate listi kontaktiks või liituda Tartu konverentsisaadiku programmiga, mille ideeks on toetada konverentsikorraldajaid nende tegevustes läbi korrapäraste informatiivsete seminaride ja nõustamise. Konverentsisaadiku seminarid toimuvad  2-3 korda aastas ning toovad alati kuulajateni huvitavaid esinejaid ning uusi põnevaid konverentsideks ja üritusteks sobivaid toimumiskohti.

Tartu Konverentsibüroo kodulehelt leiab palju infot, mis aitab konverentsikorraldaja tööd lihtsustada. Leitavad on enamik Tartus ja linna ümbruses asuvad seminariruumid, toitlustusteenuse pakkujate kontaktid, transpordiga tegelevad ettevõtjad, reisibürood jne. Lisaks leiab ideid vaba-aja programmideks ning saab tutvuda erinevate Tartu linna tutvustavate materjalidega. Konverentsikalender võimaldab saada ülevaate, mis ja kus toimumas on, mis aitab vältida olukorda, et üheaegselt on linnas mitu suurt konverentsiüritust, mis võiksid üksteisele korralduslikes küsimustes konkurentsi pakkuda.

Konverentsikorraldaja kokkuvõtlik meelespea:

  • Mõtle aegsasti välja, kui palju erinevaid seminare/töötube peaks paralleelselt toimuma ning broneeri konverentsiruumid vastavalt vajadusele juba varakult
  • Sõlmi kokkulepped majutusasutustega
  • Teavita oma konverentsist aegsasti
  • Mõtle läbi logistilised lahendused
  • Suuremate ja mahukamate sündmuste korral kasuta julgesti professionaalse konverentsikorraldusfirma abi. Abi saab küsida ka vaid nn osategevuste läbiviimisel – sponsorite otsimisel, registreerimisel vmt
  • Uuri erinevate lisarahastusvõimaluste kohta – sponsorid, EAS, Tartu linn jne
  • Tee kindlaks, millised teised suurüritused konverentsiga sama-aegselt linnas toimuvad
  • Koonda enda ümber usaldusväärne meeskond
  • Võimalusel kaasa ka üliõpilasi/praktikante – nende jaoks on see hindamatu väärtusega kogemus
  • Tutvusta osalejatele kindlasti ka toimumiskohta (Tartut ja Tartumaad) – kas vahepalana konverentsi ajal, enne või pärast seda

 

Kui plaan Tartus konverentsi korraldada, võtke julgelt ühendust Tartu Konverentsibürooga!