Tagasi

Mis saab konverentsidest ja üritustest lähitulevikus?

Ülemaailmse pandeemia tõttu on enamikes riikides hetkel üritused ja konverentsid keelatud. Ürituskorraldussektor võitleb kriisiga innovaatilisi virtuaallahendusi välja pakkudes. Mis saab aga rahvusvahelistest üritustest ja konverentsidest tulevikus?

Kuigi kahjuks ei ole meil tuleviku nägemiseks maagilist kristallkuuli, oleme viimastel nädalatel lugenud hulgaliselt artikleid selle kohta, mida ärireisimise ja ürituste tulevikus rahvusvahelisel tasandil arvatakse.  Meie turundusjuht Riine Tiigi teeb väikese kokkuvõtte levinuimatest ootustest:

Rahvusvaheliste ürituste ja reisimise taastumine – domineeriv arvamus on, et kõigepealt taastub kohalik e. nö siseturg, siis lähiregioonid. Rongiliiklus taastub enne lennuliiklust, puhkemajad enne kui hotellid; nooremad külastajad hakkavad reisima varem kui riskirühma kuuluvad seeniorid.

Ürituste osas kõigepealt kohalikud üritused, seejärel regionaalsed (nö Baltikumi või Põhjamaade), sellele järgnevad Euroopa-sisesed üritused. Eeldatakse, et ärireisimine pigem väheneb. Pikemaid ärireise üritatakse vähemalt alguses vältida, nende asemel osaletakse üritustel virtuaalselt.

Enamik sellel kevadel toimuma pidanud konverentse on lükatud kas sügisesse või asendatud virtuaalüritustega. Kuna piiride avanemist ei oska keegi hetkel ennustada, siis pigem planeeritakse hetkel pikema aja pärast toimuvaid teaduskonverentse (nt 2 – 3 aasta pärast toimuvaid).

MICE sektor on avatud ka uutele sissetulekuallikatele: privaatüritused taastuvad eeldatavasti varem kui korporatiivüritused, ka luksus-toote järele on endiselt nõudlust.

Veebipõhised virtuaalüritused saavad uueks normiks – Staatilised  „loengu“- tüüpi infot või teadmisi jagavad konverentsid ja seminarid jäävad ilmselt minevikku. Nagu praegune sunnitud digihüpe on näidanud, saab sellist tüüpi sessiooni edukalt ka videosilla vahendusel korraldada. Pole mingit mõtet kulutada aega ja raha reisimisele, et lihtsalt loengut kuulata. Kui virtuaalüritus on sisukas,  hästi planeeritud ja korraldatud, kasutab õigeid tehnoloogilisi platvorme, on sellel tavaliselt isegi rohkem osalejaid kui tavapärasel live kokkusaamisel. Suuremate professionaalsete virtuaalkonverentside korraldamiseks tasuks kaaluda ka spetsiaalsete salvestusstuudiote kasutamise teenust – Tallinnas näiteks on sellised lahendused hetkel olemas Noblessneri valukojas, Kultuurikatlas ja Radisson Blu Sky Hotellis. Ürituskorraldusfirmadel on hea võimalus abi pakkuda, kuidas seda teha professionaalselt, meeleolukalt – meie liikmetest on sellise tootega turule tulnud näiteks Orangetime

Vaata lisaks ka meie hiljutist blogipostitust: Populaarseimad virtuaalkeskkonnad ja rakendused videokonverentsideks ja -koosolekuteks

Hübriidüritused on tulnud, et jääda– Üldine arvamus ekspertide seas on, et pandeemia lõppedes on silmast silma kohtumiste järele küll suur nõudlus,  kuid samas virtuaalsed lahendused on tulnud selleks, et jääda. Arvatakse, et live-üritused muutuvad tulevikus rohkem hübriidüritusteks, kus  osad esinejad ja eksperdid astuvad üles videosilla vahendusel ning füüsiliselt osalevatele külalistele lisaks on soovijail võimalik osaleda ka virtuaalkanalite kaudu.   Hea võimalus neile, kes ei soovi / saa reisida, kuid soovivad siiski ürituse sisust osa saada. Hästikorraldatud hübriidüritus võib tuua isegi rohkem osalejaid kui traditsiooniline konverents. Korraldamisel tasub meeles pidada, et korraldada tuleb korraga nii füüsilist kui virtuaalset üritust – st et korraldamine on keerukam. Toimumiskohtadele esitatavad nõuded on suuremad – igat sessiooni peab olema võimalik üle kanda ja salvestada.

Reaalelus toimuvad  üritused peavad pakkuma osalejatele interaktiivsust ja kaasatust, suhtlusvõimalust – võidavad need üritused, mis suudavad pakkuda lisandväärtust. Probleemseteks kohtadeks vähemalt hetkel peetakse ka selliseid asju, et kuidas korraldada virtuaalselt konverentsidega kaasnevaid näitusi, kuidas kaasata sponsoreid, kuidas muutub assotsiatsioonide ärimudel (kes siiani suure osa eelarvest üritustega on kogunud), kuidas saada virtuaalosalejaid maksma.

Vaata lisaks ka meie hiljutist blogipostitust: Kuidas planeerida õnnestunud virtuaalkonverentsi?

Plaan B „ Analoogist digitaalseks!“  olemasolu – kui Eesti oludes on tavaliselt varuvariant olemas suvisteks vabaõhuüritusteks, siis nüüdsest peale peab iga ürituse puhul olema korraldajal valmis ka varuplaan, kuidas oma üritus kiiresti digitaalseks muuta – milliseid  virtuaalplatvorme  kasutada, kas esinejate sessioonid on võimalik varem valmis salvestada, millised on tühistamistingimused jne.

Virtuaalsed lahendused teenusepakkujatelt juba ürituse planeerimisfaasis – ürituskorraldajad ootavad, et teenusepakkujad pakuksid neile toote / teenusega tutvumiseks virtuaalseid lahendusi. Uueks moesõnaks on nö “virtuaalsed ringkäigud” (nö virtual site inspection reisid) võimalike toimumiskohtadega – reisimise asemel tutvutakse võimaliku konverentsikohaga online kõnega tiimiga virtuaalseks ringkäiguks.

Ei peagi vist mainima, et virtuaaltuuri ja tutvustavate videode olemasolu eeldatakse tänapäeval kõigilt, kes rahvusvahelises äri soovivad olla.

Turvalisus  ja tervisekaitse on A ja O / „Health and Safety- reeglid“ – rahvusvaheliste klientide puhul (nii individuaalreisijad, erialaseltsid kui korporatiivid)  on esmatähtis reisiotsuse tegemisel, kui turvaline on sihtkoht ja kui turvaline on sinna reisimine. Võidab see teenusepakkuja, kes pakub kliendile välja konkreetsed lahendused, kuidas tema teenus / toimumiskoht/ hotell on turvaline – milliseid reegleid järgitakse, kuidas klient on tema juures “hoitud”. Nt  suured rahvusvahelised hotelliketid (Hyatt, Hilton, Accor jne) on juba teada andnud, et on asutud välja töötama oma „Covid 19“ järgseid tervisekaitsereegleid, et pakkuda klientidele turvatunnet. Portugali Turismiamet tuli aprilli lõpus välja kogu Portugali hõlmava Safe and Clean Stamp“ kampaaniaga, kus nõudeid järgivad teenusepakkujad saavad turunduses kasutada riiklikku “Safe and Clean” märgist / sertifikaati.

Rangemad tervisenõuded toimumiskohale ja cateringile– Kasvab nõudlus suuremate konverentsiruumide järele, kuna ühe osaleja kohta tuleb arvestada rohkem ruutmeetreid ja teenused tuleb hajutada, et vältida järjekordade teket. Kontaktivabad tehnoloogiad (registreerumiseks, piletimüügiks ja – kontrolliks jne) saavad normiks. Ruumide koristamisele ja õhutamisele seatakse rangemad nõuded. Desinfitseerimisvahendid peavad olema kõigile kättesaadaval, samuti kätepesuvõimalus.  Toitlustuse korraldamisel tuleks vältida külaliste otsekontakte toidu väljapanekuga ning järjekordi (nö buffet tüüpi lõunalauad on out). Ilmselt liigutakse tagasi eraldi pakendatud toidupakkide juurde, üritades seda teha siiski võimalikult keskkonnasäästlikult.

Rahvusvahelised üritused muutuvad väiksemaks   – seoses erinevate reisimispiirangutega (nii riikide kui korporatsioonide poolt kehtestatud), muutuvad üritused vähemalt esialgu väiksemaks. Osalejad tulevad rohkem oma geograafilisest regioonist, pikemaid tööreise välditakse (vähemalt 2 a )

Nõustamine ja koostöö teenusepakkujate vahel  – kuna hübriidürituste tellimise ja korraldamise kogemus paljudel klientidel puudub, siis eeldatakse veelgi suuremat koostööd teenusepakkujate vahel. Klient vajab nõustamist ja nö käehoidmist, kuidas tema üritus suurepäraselt korraldada.

Teenusepakkujate paindlikkus lepingutingimustes -on vist ütlematagi selge, et kliendid ootavad paindlikke lepingutingimusi nii muudatuste kui tühistamiste osas. Lisaks tuleb läbi mõelda, kas üritust on võimalik  kindlustada ärajäämise puhuks.

Keskkonnasäästlikkus – kuigi hetkel keskkonnateemadega ei tegeleta, usutakse, et keskkonnasäästlikud lahendused ürituskorralduses peavad saama nö uueks normaalsuseks, mitte lisandväärtuseks, mida klientidele pakutakse.

Tihe konkurents rahvusvaheliste ürituste ja konverentside nimel sihtkohtade vahel- äriturismi taastumise pärast hakkavad kõik sihtkohad veelgi rohkem omavahel võistlema. Võidavad need sihtkohad, kes suudavad pakkuda kõige rohkem lisandväärtust, paindlikkust ja koostööd teenusepakkujate vahel.