Tagasi

Kuidas planeerida õnnestunud virtuaalkonverentsi – räägib Orangetime-i tegevjuht Eve Peeterson

Nüüd, kus virtuaalkonverentsid on populaarsemad kui kunagi varem, küsisime ürituskorraldusagentuuri Orangetime tegevjuhilt Eve Peetersonilt häid nippe, millega tuleb arvestada, et videokonverents õnnestuks.

Mille poolest erineb virtuaalkonverents tavapärasest konverentsist? Kas on erinevust virtuaalkonverentsi ja virtuaalkoosoleku vahel? Mis on virtuaalkonverents ja mis on hübriidkonverents?

Virtuaalkonverents on konverents, mille osalejad ja esinejad ei saa kokku mitte füüsilises aegruumis, vaid virtuaalselt üle veebi, osaledes arvuti, tahvelarvuti või telefoni vahendusel. Konverentsi sisust võib osa olla eelsalvestatud, kuid kui räägime virtuaalüritusest, siis peaks suurem osa sisust olema edasi antud reaalajas – vastasel juhul võib konverentsi nimetada lihtsalt webcastiks, mis on eelnevalt salvestatud, mida saab igal ajal järele kuulata ja milles esitleja annab materjali kuulajatele edasi ühes suunas, ilma et osalejad saaks reaalajas panustada, kommenteerida, küsimusi küsida.

Virtuaalkonverents on pigem suure osalejate arvuga üritus, kus on üks või mitu esinejat ning edasi on anda palju infot. Osalejad saavad kaasa rääkida ja esinejatele küsimusi esitada, kuid nad ei moodusta omavahel väiksemaid töögruppe. Virtuaalkoosolek on väiksemale osalejate arvule ning eesmärgiks on arutelu, probleemi lahendamine või ajurünnak, nagu meil tavapärastest töökoosolekutest veel meeles.

Hübriidkonverents on kombinatsioon digitaalsest ja nö elus-konverentsist. Osalejad võivad koguneda väiksemates gruppides eri kontorites või konverentsisaalides, eri riikides või linnades, kuhu edastatakse sama ülekannet samaaegselt, tehes näiteks ka telesildu eri toimumiskohtade vahele. Hübriidkonverents võib tähendada ka seda, et osa publikut, esinejaid, moderaatoreid on saalis ja osa liitub virtuaalselt.

Mis oleksid esmased lähtekohad virtuaalkonverentsi planeerimisel, millega peaks korraldaja arvestama?

Kõige tähtsam on määratleda virtuaalkonverentsi eesmärk ja peamised sõnumid ning ka sihtrühm, sest sellest sõltub kohe ka sobiva platvormi valik. Virtuaalkonverentsi sisu ja ajakava tuleks tavapärasest konverentsist ilmselt isegi hoolikamalt planeerida. Kui muidu oleme harjunud, et läheme konverentsile terveks päevaks või paariks, siis üle veebi võiks ürituse pikkuseks planeerida maksimaalselt 2-3 tundi. Ettekanded võiksid olla maksimaalselt 20-30 minutit. Kõik see tähendab seda, et sisu tuleb pakendada tihedalt ja kvaliteetselt ning et see saaks ka tehniliselt kvaliteetselt edastatud. Kuna arvutite taga kipub tähelepanu veelgi kiiremini hajuma kui saalis olles, on olulises rollis on päevajuht/moderaator, kes kogu konverentsi kulgu koos hoiab, energiat süstib ja teemaplokke seob. Lisaks võiks kaaluda ka teist moderaatorit, kes tegeleb vaid esinejatele saadetud küsimuste vahendamise, pollide läbiviimise ja muude kaasamisvõtetega.

Vastavalt virtuaalürituse eesmärgile (arutelu, info edastus, esitlus, ajurünnak, koolitus) tuleks valida õige edastusplatvorm, mis võimaldab piisaval arvul osalisi ning interaktiivset suhtlemisvõimalust. Ülekandeid saab teha osaliselt stuudiost, kus moderaator on füüsiliselt kohal ja juhatab sisse erinevaid teemaplokke, esinejad lülitatakse sisse oma kontorist, kodust või miks mitte ka väiksest stuudiost.

Virtuaalkonverentsi puhul on kindlasti oluline hoida osalejate tähelepanu – seda siis videomaterjali lisamise teel, osalejate kaasamise abil nt küsimustike, kommentaariumide ja miniviktoriinidega kui ka tehes ühiseid kohvi- ja lõunapause või lisades konverentsi ajakavasse meelelahutusliku vahepala mõne tuntud artisti veebikontserdi näol. Nii virtuaalüritusi kui virtuaalkoosolekuid tasub salvestada ja osalejatele tagantjärgi kättesaadavaks teha, sest paraku inimeste tähelepanu hajub, mõnda teemat tahetakse pärast üle kuulata või siis lihtsalt ei saa hetkel, kui asi käimas, osaleda. Esitatud materjalist ja osalejate tagasisidest võib koostada ka monteeritud kokkuvõtte, mida on igal ajal hea uuesti vaadata ja jagada.

Kas virtuaalkonverentsi formaadile on erinõudeid või piiranguid võrreldes tavakonverentsiga (sh ka näiteks kestvus, pausid, töötoad, osalejate arv, tõlge jne)? Milliseid lisavõimalusi virtuaalkonverentsid pakuvad?

Virtuaalkonverentsi formaat loob tavakonverentsiga võrreldes huvitavaid võimalusi juurde. Eks ka konverentsil selle klassikalises formaadis on kasutatud põnevaid ja ootamatuid lahendusi, ent kui virtuaalkonverents on ainuke võimalus, siis on juba alates kontseptsiooni loomisest lähenemine hoopis teine.

Konverentsi kestvuse planeerimisel tuleb kohe alguses arvesse võtta konverentsil osaleja füüsilist keskkonda – ühise ruumi asemel on igaüks omaenda kodus kõigi sealsete lisafaktorite ja, ei tasu alahinnata, sealsete segajate ja omaoodi vabadusega oma tähelepanu jagada. Mõnevõrra lihtsam on oma tähelepanu hoida ja kontrollida päriselt konverentsisaalis istudes, seepärast on virtuaalkonverentsil oluline, et sisu oleks väga kõnetav ja antud hetkes oluline, siis ei teki kiusatust paralleelselt „olulisemate“ asjadega tegeleda. Pauside ja sisu osakaal peab olema tasakaalus (tee paus iga poole tunni tagant!), lisaks on inimestel lihtsam keskenduda sisuosale kui nad teavad ette, millal ja kui pikk paus on tulemas.

Ootuste juhtimine aitab igatahes inimesi kaasas hoida, niisamuti ka töötubade osas – selle asemel, et inimesed jätta ekraani ette üksi nokitsema, olgugi, et töö võib olla tiimipõhine, on veebikonverentsi töötoas eriti oluline omavaheline suhtlemine ja selle suhtluse koordineerimine, moderaatori kaasamine ja väljast poolt selline torkimine, et tuua ekraanide tagant inimesed päriselt kokku. Tehniliselt on paralleelsessioonidele või töötubadesse registreerimine täiesti tehtav.

Virtuaalkonverentside puhul on eriti hea see, et osalejate arvuga saab rohkem mängida! Erinevad veebiplatvormid võimaldavad kaasata kindlasti rohkem inimesi kui enamik Tallinna konverentsikeskuseid või konverentside jaoks enim kasutatavaid lokatsioone. Põhimõtteliselt on ikkagi nii, et kui tavakonverentsil on miski võimalik lahendada, siis veebikonverentsil on see tehnoloogia vahendusel kindlasti samuti võimalik, olgu see näiteks tõlge subtiitrite või sünkroontõlkena; kusjuures veebikonverentsi puhul saab luua igale osalejale personaalsem ja mugavam lahendus – ühe ja sama ettekande eri keeltes jälgimine ei peagi enam olema originaalkeele taustal kui on võimalik avada sama esitlus endale sobiva keelega videoaknas.

Piiranguid leidub muidugi ka – ega ükski digikohtumine päriselt silmast silma tunnet ei asenda, kasvõi juba seepärast, et inimese kehakeel annab meile palju rohkem infot tema mõtete, tunnete ja hoiakute kohta, mistõttu virtuaalselt suheldes tuleb infot anda edasi täpsemini ja kuulata tähelepanelikumalt. Tehnikale toetudes on alati võimalus, et midagi läheb aia taha, aga neid olukordi saab testimise ja vahendite dubleerimisega siiski ennetada.

Virtuaalsete koosolekute pidamiseks on olemas palju erinevaid platvorme (Zoom, Teams jne) Mis on nende platvormide eelisteks ja miinusteks? Kas need sobivad ka virtuaalkonverentside pidamiseks või on selleks muid häid lahendusi?

Eks kõik oleneb taaskord eesmärgist – Zoom ja Microsoft Teams on turul kindlasti praegu suurimad virtuaalkoosolekuplatvormid. Zoom on ilmselt lihtsam ja kiirem kasutada, kasutajasõbralikum ja fokusseeritud just videosuhtlusele. Teams on maailmas kõige enam kasutatud, ehk just seetõttu, et liidestub ideaalselt kõigi teiste Miocrosofti toodetega. Lähemalt saab lugeda näiteks siit. Kui rääkida suure osalejate arvuga virtuaalkonverentsidest, siis tasuks mõelda ka teistele lahendustele, näiteks: https://sourceforge.net/software/virtual-event-platforms/?page=1.

On võimalus teha ka professionaalne teleülekanne, milles maitsekalt disainitud visuaalid ja vaheklipid, osa materjali või intervjuusid eelsalvestatud, osa stuudiost otse moderaatori vedamisel, sekka lülitused esinejate kodudesse, kontoritesse või muudesse asukohtadesse (miks mitte Jamie Oliveri välikööki?) ning striim istutatakse tellija olemasolevale veebilehele. Osalejad lülitavad end lainele ning vaatavad inspireerivat konverentsi, mida aitavad elavdada osalejaid kaasavad lisatehnoloogiad (sissehelistamine, hääletamine, live Chat jne). Miks mitte kasutada väga suure hulga osalejate puhul ka YouTube Live’i, millele on kõigil lihtne ligipääs ning pildi kõrval jookseb kommentaarium.

Väga põnevad on virtuaalkonverentside täislahendused, mis pakuvad kogu elamust alates konverentsi veebilehest, registreerimisest, konverentsi toimumiskoha virtuaalsest päris ruumil põhinevast disainist (sh näiteks virtuaalne lobby, kus kõik suunaviidad, osalemiseks vajalik info, soovi korral tervitusklipp), kuni erinevate saalide, workshoppide, näitusepindade ja osalejate ning esinejate tutvumis- ja suhtlemisvõimalusteni. Saab kombineerida väikseid arutelusid ja suuri keynote’e, eelsalvestatud ja live materjali, konverentsi jooksul on saadaval infopunkt ja tehniline tugi, sponsoritele saab luua oma ala, terve ürituse jooksul on aktiivne live Chat ja ka video Chat networkimiseks, osalejatele saab luua kogu konverentsi materjaliga infokausta.

Millised on tehnilised nõuded osalejatele ja esinejate jaoks?

Üldiselt kõige tähtsamad vahendid on seade, millest vaadata (kui ekraanil palju osalejaid, siis on suur monitor parem) ning muidugi kiire internetiühendus. Virtuaalkoosolekute puhul, kus osalejad kõik panustavad, on vajalik ka kaamera ja mikrofoni olemasolu.

Selleks et esinejad saaksid võimalikult professionaalselt ja kvaliteetselt esineda ning neid oleks osalejatel lihtne ja meeldiv jälgida, võiks neile kogu vajamineva tehnika ka koju (või mujale ruumi) saata – see tähendab siis professionaalset mikrofoni, valgust, kaamerat, tausta, tagavara arvutit, ühenduskaableid jne. Kindlasti peaks ülekannet teostama selleks spetsiaalselt ettenähtud arvutist. Võimalusel võiks esinejad oma ettekannet edastada veidi sätitud ruumist, et mulje jääks professionaalne. Ideaalis on esinejatel taustaks konverentsi visuaalidega roll-upid või kangad ja muud dekoratiivsed elemendid, et ürituse stiil oleks ühtlane ja äratuntav.

Ülekande ajal võiks pakkuda tehnilist tuge, juhul kui osalejatel tekivad küsimused või probleemid. Enne alustamist tuleb kindlasti tehnikat ka testida, et otseülekanne sujuks ladusalt. Kõige olulisem on, et internetiühendus oleks ülekannet teostaval seadmel hea ning tasuks ka dubleerida edastusvoogu, näiteks kasvõi erinevate seadmete eripäradele mõeldes (Mac versus PC, arvuti versus nutitelefon).

Mida peaks tähele panema virtuaalkonverentsi sisulisel ettevalmistamisel ning kuidas osalejaid kaasata?

Eelmistes punktides on see juba suures osas kirjas, kuid panustada tuleks kindlasti kvaliteetse sisu tootmisse pigem lühikeste plokkidena, esinejate ettevalmistamisse, professionaalsesse edastusse. Kui räägime virtuaalüritusest, siis oluline on, et see toimuks ikka suures osas nö otse-eetris ja et osalejad tunneksid, et nad on tõeliselt kaasatud ja nende kohalolek ja arvamus läheb korda.

Tehnilise poole pealt on kaasamiseks palju erinevaid lahendusi: Q&A, chatbox, sissehelistamine, ennustused, hääletamine, pollid, document co-creation, virtuaalsed mängud, ettesalvestatud huvitavad videomaterjalid, e-pood, pildikollaažid jms. Tasub fantaseerida! Ja muidugi veel kord rõhutaks, et hea päevajuht/moderaator hoiab konverentsil põnevust, päevakajalisust ja tempot.

Kas virtuaalkonverentsil saab samuti näidata ettekandeid ning pidada diskussiooni publikuga?

Oojaa, absoluutselt! Ettekannete osas ei tasu üldse muretseda, vastupidi, need annab teha väga mugavalt jälgitavaks ja, jällegi, tuua publikule lähemale. Kui oluline on näidata slaide ja sisu, siis nüüd virtuaalkonverentsil saabki need tuua otse vaataja ekraanile suurelt ja selgelt – enam ei pea muretsema, et saali tagaotsast ei näe esineja nägu ega slaidil tekste. Märkmete tegemine, kuvatõmmised – kõik on lihtsam, sest töövahend on sul kogu aeg ees ja materjal jookseb otse silme all.

Kui konverentsi karismaatiline esineja on see, kellele põhifookus minema peaks, siis on oskusliku kaameratööga esineja iga emotsioon võimendatav, ükski tähenduslik pilk ei lähe kaduma ja oluline saab igat pidi kõigile vaatajatele õige nurga alt nagu kandikul ette toodud. Veebikonverentsi puhul on diskussioon publikuga äärmiselt tähtis ja selle võimaldamist planeeritakse kohe konverentsi korraldamise algfaasis. Diskussiooni publikuga aitab sujuvalt siduda konverentsi moderaator, kes osalejate küsimusi ja kommentaare vastu võtab, jooksvalt läbi töötab ja siis esinejale edastab.

Kui on piisavalt aega, siis miks mitte kasutada ka stuudiosse sissehelistamise teenust, mis annab võimaluse osalejaid stuudio otsepilti tuua ja moderaatori vahenduseta esinejaga suhelda. Diskussioon publikuga ei peagi olema ju ainult sõnaline, nii nagu tavakonverentsi puhul, kus osalejatel palutakse enda nutiseadmetes üks või teine äpp lahti võtta, et anda nt numbriline väärtus mingile sisuosale, emotsioonipõhine tagasiside mõnele töötoale või hinnanguline tagasiside mõnele esinejale, nii saab ka virtuaalkonverentsil. Otsepildis tekib vastuste koond-graafik, sõnapilv, pildikollaaž, millega moderaator ja esineja saavad edasi minna. Virtuaalkonverentsi puhul on märgata, et pingutatakse tunduvalt rohkem diskussiooni tekitamisse ja siis selle hoidmisesse ja arendamisesse.

Kuidas toimub virtuaalkonverentsi osalejate registreerimine? Kas tähelepanu vajavad ka esinejad ning moderaatorid?

Registreerimiseks võib luua konverentsi veebilehe või saata osalejatele lingi, mille kaudu panevad end kirja (sh valivad ka töörühmade või paralleelsessioonide vahel) ning e-mailile saabuvad täpsemad juhised osalemise kohta. Virtuaalkonverentsile registreerides tuleks osalejatele anda täpsed juhised, kuidas osaleda, mis on tehnilised soovitused parima kogemuse saamiseks, ning kindlasti saata enne üritust paar meeldetuletust (48h enne konverentsi link  ning ürituse päeval veel meeldetuletus). Soovitavalt võiks osalejad ka juba enne konverentsi saata oma mõtteid ja küsimusi esinejatele.

Esinejad peaksid olema hästi ette valmistatud nii ajakavast kinnipidamise, teemal püsimise kui salvestuse kvaliteedi osas. Esinemiskoolitus ei jookse siin mööda külgi maha (vt näiteks presenters.ee). Professionaalse moderaatori kaasamine on väga oluline – seda selleks, et hoida osalejate tähelepanu kui ka selleks, et teemad püsiksid ettenähtud ajaraamides ja oleks orgaaniliselt seotud.

Milline võiks olla videokonverentsi järgne kommunikatsioon?

Nagu igal teisel üritusel on hea, kui on võimalik pakkuda sihtrühmale ürituse järel infot, meeldetuletusi ning meeneid, mis kinnitaks kuuldut ning hoida emotsioone kõrgel. Virtuaalürituste pikkused võivad erineda ning raske on tagada, et kogu selle aja inimene istub ühel kohal paigal ning suudab kõike tähele panna. Selleks soovitame üritust salvestada ning tagada hiljem sihtrühmale ligipääs salvestusele üritusest, jagada kasutatud presentatsiooni või slaide ning muid infoallikaid.

Teiseks on väga tähtis tagasiside sihtgrupilt ürituse kohta. Kuidas meeldis, kas üldse meeldis, kas oli hariv ja mida saaks muuta. See aitab hinnata toimunud ürituse edukust ning saada infot selle kohta, mida järgmisel korral muuta või hoopis samaks jätta.

Kolmandaks võiks olemasolevast materjalist teha kokkuvõtlik meelelahutuslik video, mis toob esile ürituse säravaimad ning emotsionaalsemad hetked. Seda saab pärast üritust sihtgrupiga jagada ning toimib taas kui meeldetuletus toimunust. Lisaks, kui videot oleks võimalik jagada sotsiaalmeedias, siis aitab see luua brändi kuvandit ja tuua uusi fänne juurde.

Kolm olulist järelkommunikatsiooni elementi kokkuvõtlikult:

  • Ürituse järel jagada materjale, millest üritusel räägiti, ning salvestus üritusest teha kõigile saadavaks.
  • Tagasiside küsimine sihtrühmalt.
  • Kokkuvõtlik video parimatest momentidest, mida saab jagada võimalusel sotsiaalmeedias.

Milliseid teenuseid ja tuge pakub virtuaalkonverentsekorraldav agentuur? Mis on Orangetime Live?

Orangetime Live ehk OrangeLive aitab korraldada personaalselt välja töötatud kvaliteetseid virtuaalüritusi. Olgu selleks koolitada ja motiveerida oma sihtrühma, neid kokku viia või positiivset sünergiat tekitada. Kombineerime erinevaid tehnoloogilisi lahendusi nii et inimesed füüsiliselt ei kohtu, kuid neil on võimalik tunda end kaasatuna rohkem kui kunagi varem.

Kaks põhiformaati, mida OrangeLive pakub on seminarid ja konverentsid ning meelelahutuslik elamus. OrangeLive taha on kogenud agentuuride Orangetime Event ja Broadline loov- ja projektijuhtimistiimid koos oma ala parimate teleproduktsiooni, IT- ja tehniliste lahenduste pakkujatega. Virtuaalürituste korraldamise juures ei ole me unustanud kahte kõige olulisemat – brändi kuvandi loomine ja tugevdamine on sihtrühma silmis.

Kui soovite professionaalsel tasemel virtuaalkonverentsi korraldada, küsige julgelt Orangetime-ilt pakkumist!