Tagasi

Kuidas planeerida konverentsi eelarvet?

Iga korraldaja eesmärgiks on pakkuda konverentsil parimat kogemust ja meeldejäävat elamust, samas seda saab teha vaid olemasolevate võimaluste piires. Konverentsi eelarve väljendab numbriliselt konverentsi tegevusi ning aitab kogu korraldusprotsessi vältel konverentsi kulusid ja tulusid kontrollida, samas saavutades maksimaalse tulemuse.

Jagame mõned näpunäited, mis võivad eelarve planeerimisel abiks olla:

EELARVE: Konverentsi eelarve tuleks koostada kohe sündmuse ettevalmistamise alguses ning see on ka hea alusmaterjal mille abil planeerida konverentsi korraldustöid ning hinnata võimalikke riske.

KASUMI SAAMINE: Kohe alguses peaks otsustama kas eelarve peaks jääma tasakaalu või jääma plusspoolele. Sisuliste eesmärkide kõrval võib üks konverentsi sihtidest olla ka tulu teenimine. Tulu teenimise soovi korral tuleb see kohe algusest eelarvesse planeerida.

REALISTLIK PROGNOOSIMINE: Vältimaks probleeme eelarve täitmisega,  peaks planeerimisel vältima liigset optimismi ning kulusid hinnata pigem realistlikult ja kõrgemaks ning tulusid konservatiivsemalt. Kui osalejate arv ei ole väga täpselt prognoositav, aga osalustasud moodustavad olulise osa sissetulekust, siis tasub teha erinevad eelarve versioonid, väiksema ja suurema osalejate arvu puhul. Määratleda võiks kulud, mis tingimata on vajalikud ja kulud, mis tehakse vaid vahendite olemasolul.

KULUDE HINDAMINE: Kulude hindamisel peaks võimalusel lähtuma konkreetsetest pakkumistest. Kui see ei ole mingil põhjusel võimalik, siis tuleks eelarves kulureale arvestada hinnanguline kulu tuginedes varasemale kogemusele, eelmiste konverentside eelarvetele vm. infole. Varasema sündmuse eelarvete kasutamise puhul tuleks silmas pidada ka toimumisriigi üldist hinnataset.

INFLATSIOONI ARVESTAMINE: Esmane eelarve koostamine toimub tihti mitu aastat enne konverentsi toimumist. Sel puhul võib eelarve teha sel hetkel kehtivate hindadega ja arvestada juurde hinnatõusu prognoosi. Enamasti on 5-10% aastas piisav.

KULULIIGID: Konverentsi kulueelarves võiks eristada püsikulud, mis ei sõltu osalejate arvust ning muutuvkulud, mida delegaatide, esinejate, külaliste arv mõjutab. Selguse huvides on mõttekas grupeerida sarnased kululiigid. Kõige lihtsamaks eelarve koostamise tööriistaks on Excel, aga võib kasutada ka spetsiaalseid arvutiprogramme.

Eelarve püsikulud on tavaliselt:

  • Administratiivkulud (oma töötajate palk, kontorikulu)
  • Projektijuhtimise kulud (PCO teenustasu)
  • Reklaam ja turundus (koduleht, kutsed, trükised jne.)
  • Ruumid, tehnika, tõlge, salvestus
  • Bännerid, viidad, dekoratsioonid
  • Esinejate honorarid, reisikulud
  • Teenindav meeskond (konverentsi aegne sekretariaat, tehnikud)
  • Vastuvõttude ja vaba aja ürituste ruumi rent, tehnika, teenindus

Muutuvkulud on enamasti:

  • Osalejate registreerimine ja tasude kogumine, pangakulud
  • Osalejate transport
  • Konverentsi lõunad ja kohvipausid
  • Jaotusmaterjalid, trükised, kingitused
  • Vastuvõttude toitlustus

ETTENÄGEMATUD KULUD: Eelarve kulude poolele peaks arvestama rea ka ettenägematutele kulutustele. See võib olla kas konkreetne summa või siis % eelarvest, tavaliselt ca 10%. Samuti tuleb arvestada maksukuluga, finantskuludega (pangakulud, kaardimaksekulud, kui on vaja võtta laenu, siis intressikulu), finantskuludega valuutaarveldustest, ootamatud ja peidetud kulud, nt trahvid, kriisiolukorrad.

SPONSORLUS: Kui mingid teenused saadakse konverentsi jaoks tasuta, näiteks sponsorluse korras, tuleks ka need siiski eelarvesse kirja panna nullsummaga. See on kasulik korraldustegevuste planeerimiseks ning ka tulevaste konverentside eelarvete kavandamisel – kõik kuluartiklid on nõnda ikkagi fikseeritud.

KLIENDITEEKOND: Tagamaks, et kõik kulud saavad kirja on mõttekas oma peas läbi käia delegaadi, esineja, sponsori “teekond” konverentsile ning mõelda läbi kõik tegevused meeldiva “teekonna” tagamiseks. Määratledes nende tegevuste elluviimiseks vajalikud kulud ei unune ükski pisiasi edukaks konverentsi korraldamiseks.

TULUD: Tasakaalus eelarve saavutamiseks on vajalik läbi analüüsida ka konverentsi tulud ning kavandada tulueelarve. Peamisteks tuluallikateks on:

  • Korraldaja enda ja/või rahvusvahelise organisatsiooni finantseering
  • Delegaatide osavõtutasud
  • Vastuvõttude ja vaba aja ürituste osalustasud
  • Sponsorsummad
  • Reklaami müük
  • Toetused

OSALUSTASUD: Osalustasude puhul on oluline delegaate teavitada, mis kuulub osalustasu sisse (lõunad, kohvipausid, vastuvõtud) ja mis mitte – milliste ürituste/teenuste eest küsitakse lisatasu või tuleb osalejatel endil kanda. 
Delegaatide majutuse kulud katavad tavapäraselt osalejad ise ning neid korraldaja oma eelarves arvestama ei peaks.

Osalustasudest koguneva tulu prognoosimisel peab arvestama ka soodustustega, juhul kui neid tehakse (nt tudengitele) ja tasuta osalejatega (esinejad, korraldajad, sponsorite esindajad).

Osalustasude puhul rakendatakse tihti hilist ja varast registreerimistasu – eesmärk on motiveerida inimesi varakult kirja panema ja maksma. Selline lähenemine töötab siis kui tasude erinevus on märkimisväärne.

RAHAVOOGUDE PLAAN: Konverentsi eelarvele lisaks tasub koostada rahavoogude plaan kus kirjas millal vajalik eelarve kulutused teha ning millal laekuvad tulud. See aitab sissetulekuid ja väljaminekuid ajaliselt hästi planeerida, otsustada milline peaks olema konverentsi registreerimise ja tasude laekumise tähtaeg ning vajadusel partneritega sobivaimad maksetingimused leppida.

EELARVE UUENDAMINE: Kuluotsuste tegemisel peaks eelnevalt suurusjärke eelarvega kontrollima ning konverentsi ettevalmistusperioodi vältel jooksvalt eelarvet uuendama vastavalt tegelike kulude ja tulude kujunemisele. Ka tulude poolelt on oluline jälgida algset tulude prognoosi ning tegelikkuses osalejate registreerimise ja sponsorkokkulepete sõlmimise käigus kujunevat tulubaasi. Nõnda on jooksvalt eelarve tasakaalu üle hea kontroll. Vajadusel peaks suhtlema ka võlglastega enne konverentsi toimumist ning konverentsi järel koostama eelarve kokkuvõtte. Toetuste puhul peab arvestama aruandluse vajadust ning seda, et toetused võivad laekuda hiljem, alles peale konverentsi toimumist.

PROFESSSIONAALI KAASAMINE: Konverentsi eelarve planeerimine ei ole “raketiteadus”, ent ometi on sellega seotud palju nüansse, mille puhul on kogemus ja sissetöötatud süsteemid suureks abiks. Sestap on parim lahendus professionaalse kogenud konverentsikorraldusfirma kaasamine, kes oma know-how’ga saab tagada tasakaalus eelarve saavutamise.

EKB poolt soovitatud konverentsikorraldusfirmade nimekirja leiab siit.