Tagasi

7 punkti, mida jälgida sündmuse õnnestumiseks

Tallinna konverentsihotellidest suurima konverentsikeskusega hotell Hilton Tallinn Park on Tallinnas külalisi võõrustanud juba 2 aastat. Palusime Hilton Tallinn Parki tegevjuhil Daniel Habersatteril jagada kogemusi ja näpunäiteid õnnestunud sündmuse korraldamiseks.

Niisiis, kuidas valida ruum, et sündmus kindla peale õnnestuks?

Eeltöö. Enne ruumide otsimist võiks selge olla konverentsi eesmärk, ligikaudne osalejate arv, toitlustamise ja majutamise vajadused ning loomulikult ka piirkond ja eelarve. Peamine nõuanne – planeeri varakult, nii saad soodsamad tingimused.

Ruum. Ruumi puhul on kõige olulisem näitaja selle suurus – inimesed peavad end mugavalt tundma. Toolide paigutus peaks võimaldama mugavat istumist (et inimesed ei oleks liiga tihedalt õlg õla kõrvale istuma topitud) ning piiramatut vaadet lavale/ekraanile. Ka taustamüra ei tohiks ühtki konverentsilist segama sattuda.

Kuidas ruumi suurust arvestada? Rusikareeglina võib võtta lihtsa tehte – 1 ruutmeeter 1 inimese kohta, kui Sul on valida kahe ruumi vahel, millest üks on suurem ja teine väiksem kui Sul vaja on, võta suurem – suurema ruumi saad erinevate kujundusvõtetega mugavaks ja hubaseks kujundada. Arvestada tuleb ju kasvõi tehnikaga – ekraan, dataprojektori laud, kõlarid jm võib katta koguni 15% ruumi pindalast.

Kindlasti jäta meelde, et pole ebameeldivamat olukorda kui tunde kestev kitsas sundasend.

Kas olulised on pehmed või kõvad istmed? Kas lae kõrgus on piisav ja ega kellegi vaatevälja või liikumisruumi ei sega postid?

Mine kohale! Peo- või seminarikoha pildid internetis võivad olla petlikud ja ruumide proportsioone võib valesti tajuda, seepärast tuleks käia ruume n-ö katsumas. Kas õhk ruumis tundub värske? Kas ruum on helikindel? Milline on põrandakattematerjal (heli summutav või võimendav), kas tualettruume on piisavalt ja kas need on korralikud?

Lisaks uuri, kas samal ajal toimub veel mõni üritus. Tee endale kaasa nimekiri olulistest asjadest ja aruta need kohapeal ruumide omanikuga läbi.

Kui ruum ise sobilik tundub, uuri välja, kas saate ruumipakkujaga konverentsi korraldamisest ühtviisi aru – kas Sa saad eelmisel päeval minna saali ette valmistama? Kas Sa vajad varajast algust või hoopis hilisõhtust toitlustamist? Või vajad ehk mitut ruumi erinevateks tegevusteks (grupitöödeks)? Kui Sa peaks vajama ööpäevaringset ligipääsu ruumidele, on see võimalus olemas?

Kui palju vajad ettevalmistus- ja koristusaega? Kas toitlustamist saab korraldada ürituse kulgu takistamata ja millised tingimused selleks on? Kes on tugiisik, kui vajad pikendusjuhet või abi läbipõlenud projektorilambi vahetamiseks?

Tehnilised võimalused. Kas on olemas WiFi, dataprojektor, ekraan, mikrofon, kõlarid? Kas on olemas piisavalt pistikuid ja/või pikendusjuhtmeid? Kas ruumi saab pimendada? Kas õhutemperatuuri saab reguleerida? Kas on võimalik üles panna vajalikud viidad ja sildid? Kas on võõrkeeles esinejaid/kuulajaid – tõlkimise vajadus NB! Sa vajad ettevalmistusaega heli- ja videoprooviks!

Asukoht. Väga tähtis komponent on ka asukoht, see vajutab kogu sündmusele pitseri. Kas Sinu ürituse jaoks sobib pigem midagi rustikaalset või hoopis urbanistlikku? Vajad Sa loomingulist atmosfääri või äärmiselt asjalikku? Milline peab olema ligipääs (ühistransport?) ja parkimisvõimalused? Kui kaua võiks sõit sündmuse toimumispaika kesta?

Toit. Konverentsid ja hea toit käivad käsikäes. kõikvõimalikud huvitavamad road või traditsiooniliste toitude peenemad variatsioonid on üha enam hinnatud. Põhiline, et seda jätkub kõigile. Isegi siis, kui kõik muu on ürituse korraldajal ideaalselt laabunud, taandub sageli kõik ikkagi sellele, kas süüa oli piisavalt.

Kohvipaus kui väike vahelaadimine. Kui konverents algab hommikul, võiks tervituskohvi kõrvale pakkuda midagi toekamat: võileibu, sarvesaiu, minipirukaid või midagi värskendavat ja tervislikku – näiteks smuutit. Järgnevate kohvipauside sisu sõltub sellest, milline on olnud hommikune tervituskohv ja kui pikk tuleb päev. Aina enam pakutakse kohvipausi ajal puuvilja, smuutit ja mahla (toormahla), mis on eriti sobiv juhul, kui osalejate hulgas on palju naisi või nooremaid inimesi. Pärastlõunasel kohvipausil võib pakkuda näiteks šokolaaditrühvleid või puuvilja, kuna siis ollakse istumisest väsinud ja kiire magus amps vähendab energiadefitsiiti. Päeva jooksul toimuvad kohvipausid võiksid üksteisest erineda – nii on osalistel ka pisut avastamisrõõmu.

 
PANE TÄHELE

Olulised küsimused

Kui palju inimesi konverentsile/seminarile tuleb?
Kus konverents/seminar toimuda võiks? Linnas? Maal? Milline on seminari ajakava? Mitu kohvipausi? Kas pakutakse ka lõuna- ja õhtusööki?
Millises stiilis ruumipaigutus? Kas pehmed või kõvad toolid?
Kas akendel on kardinad? Kas ruumi saab kütta/jahutada/õhutada?
Kas vajad eraldi ruume grupitöödeks, mitut? Kui suurt?
Kas on olemas catering’i ruumid? Ka ettevalmistusruumid?
Millised on parkimistingimused ja ühistranspordivõimalused?
Kas on piisavalt abistavat personali? Kas Sul on konkreetne kontaktisik? Kas on olemas tehniline tugi, näiteks elementaarsem printimis- või paljundamisvõimalus?
Kas tehnika töötab? Kas on olemas korralik kiire Wifi?
Milliseid lisategevusi on võimalik pärast seminari teha? Väga hea on pärast seminari mõne meeskondliku tegevusega tegeleda, et päeva jooksul õpitut paremini kinnistada.
Kas konverentsi peaesineja / korraldustiim vajab majutust? Millised on võimalused?